Cấu trúc của một bộ OKRs sẽ bao gồm 2 phần:
Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.
Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.
“Khi các kết quả chính (KRs) hoàn thành thì có nghĩa là bạn đạt được mục tiêu (O)” Tìm hiểu thêm bài viết: OKRs là gì – Định nghĩa chuẩn nhất cùng 15 điều bạn cần biết!
Để viết được OKRs bạn cần bám sát vào công thức của John Doerr:
Ví dụ bạn có một mục tiêu là “Đạt doanh số kỷ lục trong quý 4” khi viết theo công thức của John Doer sẽ là:
“Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4, được đo bằng…”
Khi viết những kết quả then chốt như ví dụ trên bạn có thể sẽ gặp một rủi ro đó là cả 3 công việc đã hoàn thành nhưng mục tiêu đạt doanh số kỷ lục trong quý 4 vẫn không đạt được. Với bộ OKRs trên có thể viết lại như sau:
Mục tiêu là What, nơi bạn muốn đến.
Bởi vì tư tưởng của OKRs là tiến bộ mỗi ngày, đưa chúng ta tiến lên phía trước, vì vậy Mục tiêu nhất thiết phải tạo ra cảm hứng, cho bạn cảm giác thôi thúc muốn hành động (Action – oriented)
Objective cần phải tạo cảm hứng (định tính).
Objective là điều chúng ta muốn đạt được, tuy nhiên để OKRs có thể tạo ra giá trị cao nhất đối với người sử dụng thì theo John Doerr mục tiêu cần là mục tiêu định tính (Không nên chứa số).
Nếu các bạn viết ra một mục tiêu mà khi đọc nó lên, các bạn không cảm thấy vui vẻ và muốn thực hiện nó. Các bạn đã đánh mất đặc tính hấp dẫn nhất của OKRs đó là “Tính tham vọng”
Ví dụ: Viết Objective nên sử dụng những từ ngữ tạo ra cảm hứng như “Kỷ lục, tuyệt với, bứt phá…”
Theo kinh nghiệm làm việc của chúng tôi với OKRs thì nếu bạn đặt những mục tiêu định tính (không chứa số) sẽ tạo ra cảm hứng nhiều hơn. Nếu bạn cố tình đặt ra con số vào mục tiêu thì mục tiêu không còn truyền cảm hứng và có thể dẫn đến sai sót khi viết Key result.
Objective phải hướng hành động
Ví dụ:
Mục tiêu khi đọc ra phải thúc đẩy hành động. Nó khiến chúng ta làm một việc gì đó, giúp chúng ta tiến bộ hơn và tiến về phía trước. Khi đọc mục tiêu lên chúng ta được thúc đẩy và muốn thực hiện mục tiêu một cách mạnh mẽ hàng ngày.
Objective phải cụ thể và có thời hạn
Mục tiêu phát biểu ra phải cụ thể để ai cũng có thể hiểu được. Tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu quan trọng trong thời gian này của mỗi người là gì.
Ví dụ:
Bất cứ mục tiêu nào đặt ra cũng cần có thời hạn cụ thể. Bạn muốn cơ thể bạn khoẻ mạnh thì phải trong 1 tháng 3 tháng hay bao lâu? Bạn muốn đạt doanh thu công ty kỷ lục thì là trong năm nay, quý tới, hay tháng tới?
Kết quả chính là How, cho bạn biết khi nào thì bạn đã đạt được mục tiêu
Một mục tiêu đầy cảm hứng sẽ vô giá trị nếu bạn không biết cách nào để đạt được mục tiêu. Ý tưởng chỉ là bắt đầu, thực thi mới là điều quan trọng. Các kết quả chính cung cấp những con số định lượng để bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới đạt mục tiêu như thế nào.
Kết quả chính phải có sự ảnh hưởng lớn với mục tiêu:
Kết quả chính là điều bạn cần đạt được để tiến tới mục tiêu. Một Key Result “không thực sự quan trọng” sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn cần đặt ra câu hỏi khi viết bộ OKRs: “KR này có thực sự cần thiết không, nếu bỏ đi thì có ảnh hưởng đến OKRs không”.
Kết quả chính phải cụ thể
Các kết quả chính giúp định nghĩa mục tiêu, vì vậy kết quả chính phải cụ thể để tất cả mọi người đều có thể hiểu mục tiêu của bạn là gì.
Các Key Result cần được tập trung và có phạm vi xác định rõ ràng. Trong khi Key Result của công ty bao gồm các chỉ số rộng, Key Result của nhóm, của từng cá nhân phải đo lường tiến trình chi tiết hơn.
Kết quả chính phải đo lường và kiểm chứng được
Một kết quả chính tốt là phải đo lường và kiểm chứng được. Nếu Key Result không kiểm chứng được bạn sẽ không thể biết mục tiêu đã được hoàn thành hay chưa. Nếu không đo lường và kiểm chứng được đó không phải là một kết quả chính.
Kết quả chính phải thách thức nhưng vẫn thực tế.
Kết quả chính phải có sự thách thức những vẫn phải thực tế để đạt được. Cũng giống như mục tiêu, nếu bạn đặt ra những Key Result quá thách thức mà không thực tế bạn sẽ không thể thực hiện được nó. Hệ quả là thay vì tạo ra động lực bạn sẽ gặp phải áp lực đối với những con số.
Kết quả chính phải hướng tới giá trị.
Viết Kết quả chính sai: Phân tích ví dụ:
Kết quả chính tốt là phải đo lường giá trị đạt được chứ không phải đo lường mức độ hoàn thành công việc. Những Key Results hướng tới giá trị sẽ dễ dàng đo lường được chính xác mức độ hoàn thành mục tiêu, từ đó mà kiểm soát và đánh giá OKRs chính xác hơn.
Trong ví dụ trên, KR1 và KR2 đều là hành động và không mang lại giá trị đối với mục tiêu, rủi ro là bạn hoàn thành thêm 4 video mới nhưng không có người xem hoặc lập Fanpage công ty nhưng không có người theo dõi.
Đối với KR3: Việc lên top Google 5 từ khoá quan trọng cũng chỉ chứng minh được những bài viết của bạn chuẩn SEO nhưng kết quả đó chưa đảm bảo việc mọi người biết đến công ty nếu 5 từ khoá đó không có người search.
Đối với KR4: Đây là một kết quả không thể kiểm chứng được. Bạn sẽ rất khó để chứng minh có 10.000.000 người biết đến công ty của mình.
Tìm hiểu thêm bài viết: Kết quả then chốt là gì? Các tiêu chí của Key Result (KRs)
Bộ OKRs của ví dụ trên có thể được viết lại đúng như sau:
Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review , có tới 95% nhân viên không hiểu đầy đủ về mục tiêu của công ty hoặc những gì công ty kỳ vọng vào họ. Nói cách khác, phần lớn nhân viên làm theo những điều được yêu cầu một cách thụ động, họ không thực sự hiểu rõ lý do vì sao họ cần thực hiện điều đó.
Hãy luôn nói rõ lý do “Tại sao” mỗi khi bạn đưa cho ai đó một mục tiêu hay công việc cần thực hiện. Và với OKRs, Why chính là điều kiện cần để mỗi thành viên trong tổ chức có động lực cao hơn với OKRs của bản thân.
Khi thiết lập OKRs cấp cao nhất (OKRs của giám đốc) bạn luôn phải đặt ra câu hỏi “Điều gì là quan trọng trong quý tới?” Và đưa ra được lý do tại sao mục tiêu đó lại quan trọng với tổ chức vào lúc này.
Nếu bạn là nhân viên, khi thiết lập bộ OKRs cho mình hãy nhìn vào bộ OKRs của trưởng nhóm, bạn sẽ viết bộ OKRs của mình như thế nào để hỗ trợ trưởng nhóm của bạn hoàn thành được OKRs của họ.
Sau khi đã viết ra OKRs bạn cần đặt ra ba câu hỏi sau:
Nếu tất cả kết quả chính đã hoàn thành thì mục tiêu của bạn đã đạt được chưa?
Nếu bỏ đi một kết quả chính nào đó, mục tiêu có đạt được không?
Còn thiếu kết quả chính nào không?
Tuỳ vào mỗi công ty mà số lượng Mục tiêu trong một chu kỳ cũng khác nhau, tuy nhiên bạn chỉ nên đặt ra từ 3 đến 5 mục tiêu hoặc ít hơn cho một chu kỳ, và với mỗi mục tiêu bạn cũng chỉ nên có từ 3 đến 5 kết quả chính.
Sự kết nối trong hệ thống OKRs là kết nối giữa mục tiêu với mục tiêu, không nên kết nối mục tiêu của nhân viên trực tiếp đến kết quả chính của người quản lý. OKRs là một bộ đầy đủ không tách rời “Mục tiêu và kết quả chính” khi tạo sự kết nối.
Phần mềm sẽ có checklist về những tính chất của Objective và Key Result để mọi người dễ dàng ghi nhớ, bên cạnh đó phần mềm cũng sẽ hạn chế những lỗi sai cơ bản như viết Key Result không có số (không đo lường được) hay viết mục tiêu quá dài, không định tính.
Các sai lầm nên tránh khi viết OKRs.
Viết quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính.
Mục tiêu viết quá bình thường, không tạo cảm giác hào hứng khi thực hiện.
Mục tiêu của cá nhân không phục vụ mục tiêu của công ty, mục tiêu của nhóm.
Viết các kết quả chính như một danh sách những việc cần làm.
Kết quả chính không chứa số, hoặc có chứa số nhưng không thể kiểm chứng được.
Kết quả chính không đo lường giá trị cụ thể mà chỉ đo lường việc hoàn thành hành động.
Ví dụ cách viết OKRs đúng.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.
OKRs nhân viên Marketing