Tại Khoản 2 Điều 18 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về quyền của người lao động là được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Như vậy, theo quy định này thì người lao động có quyền tự quản lý sổ BHXH của mình, trên thực tế hiện nay nhiều công ty đã giao sổ BHXH cho người lao động tự quản lý hoặc công ty giữ thay người lao động. Đối với trường hợp Công ty giữ số BHXH của người lao động thì khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về bảo hiểm. Vậy việc chuẩn bị hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH sẽ thực hiện như thế nào?
I. Trách nhiệm chốt sổ BHXH
Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Luật Lao động 2012 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.
Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:
“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.
II. Hồ sơ chốt sổ BHXH
Khi muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người sử dụng lao động phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, trong đó bao gồm cả hồ sơ báo giảm lao động.
Khi người lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động phải làm hồ sơ báo giảm lao động theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH. Hồ sơ báo giảm lao động gồm:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ 600a quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế.
+ Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS ban hành kèm quyết định số 595/ĐQ-BHXH.
+ Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
+ Thẻ bảo hiểm y tế còn hạn sử dụng của Người lao động.
+ Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hợp đồng làm việc vừa hết hạn.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp tới Cơ quan Bảo hiểm xã hội thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành thực hiện việc ghi nhận báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.
2. Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
– Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
Ngoài ra, cần phải chuẩn bị:
– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ )
– Các tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
– 01 Công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS
– Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)
Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội người sử dụng lao động cũng có thể nộp trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm xã hội, nộp qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến trên mạng đều được.
III. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Theo quy định trên thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.