Nghỉ phép là vấn đề diễn ra hàng ngày và đây cũng được coi là nhu cầu thiết yếu đối với người lao động, tùy thuộc vào công việc của mỗi người mà có những dịp nghỉ phép khác nhau như ốm đau, hiếu hỷ, công việc gia đình hay bất cứ những việc đột xuất bạn đều có thể làm đơn xin nghỉ phép để gửi tới cấp trên. Vậy viết đơn xin nghỉ phép sao cho đúng chuẩn, thuyết phục? Các bạn hãy cùng tìm hiểu một số những mẫu đơn xin nghỉ phép cùng nội dung và các lưu ý khi viết dưới đây nhé.
Nếu bạn là người lao động đang làm việc tại một công ty thì việc nắm được các mẫu đơn xin nghỉ phép là điều cần thiết để mọi việc diễn ra thuận lợi. Trong quá trình làm việc, bất cứ ai cũng không tránh khỏi những việc đột xuất cần xin nghỉ phép, vì vậy khi nắm được cách viết đơn, bạn sẽ gây ấn tượng được với sếp về sự chuyên nghiệp cũng như trách nhiệm của mình với công việc.
Cách viết đơn xin nghỉ phép thuyết phục, ấn tượng
Một số mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn (có link tải)
Một số mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến
Mẫu 2
Mẫu đơn xin nghỉ phép năm
Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương
Quy trình làm đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn
Khi bạn cần xin nghỉ phép nhanh trong thời gian ngắn nhất bạn vẫn cần phải tuân thủ theo đúng quy trình và sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân cũng như đáp ứng đúng yêu cầu của công ty. Hầu hết các doanh nghiệp đều có quy chình chuẩn cho quá trình xin nghỉ phép các bạn có thể nắm bắt như sau:
1. Làm đơn xin nghỉ phép
Đây là yếu tố đầu tiên khi bạn có ý định xin nghỉ, bạn có thể điền vào mẫu đơn xin nghỉ phép mà công ty có mẫu sẵn hay mẫu từ phòng hành chính nhân sự hoặc có thể download mẫu đơn xin nghỉ phép có sẵn trên để lựa chọn cho mình mẫu đơn thích hợp nhất.
2. Chuyển đơn lên cấp trên xin duyệt đơn
Khi bạn đã hoàn thành đơn xin nghỉ phép với đầy đủ thông tin thì việc tiếp theo cần làm là chuyển đơn lên cấp quản lý và chờ phê duyệt. Thực tế mỗi doanh nghiệp sẽ có những mức thời gian duyệt đơn và chế độ nghỉ cho nhân viên khác nhau nhưng thông thường sẽ được duyệt theo cấp.
Đơn xin nghỉ phép dưới 1 ngày: Người quản lý hoặc phó phòng, trưởng phòng phê duyệt
Đơn xin nghỉ phép từ 2 – 5 ngày: Trưởng phòng phê duyệt
Đơn xin nghỉ phép dài hạn từ 5 ngày trở lên: Tổng giám đốc trực tiếp phê duyệt
Việc xét duyệt cho nhân viên nghỉ cần được sắp xếp hợp lý từ thời gian nghỉ cùng với khối lượng công việc để thu xếp sao cho không ảnh hưởng tới công việc và đáp ứng đúng nguyện vọng của nhân viên cũng như phù hợp quy định của công ty.
3. Gửi đơn đến phòng nhân sự
Khi đơn đã được cấp trên xem xét và ký duyệt, người làm đơn cần chuyển đơn đến phòng nhân sự. Có nhiều trường hợp đơn đã được ký duyệt nhưng chưa gửi đến nhân sự sẽ không được tính và áp dụng các quy định của công tý, chính vì thế đây là bước cuối cùng khi làm đơn xin nghỉ phép các bạn cần lưu ý nhé.
Cụ thể về chế độ nghỉ phép, các trường hợp nghỉ phép
1. Nghỉ phép năm
Thông thường mỗi người lao động khi ký hợp đồng làm làm với thời gian đủ 1 năm sẽ có 12 ngày nghỉ phép, khi làm việc không đủ thời gian một năm thì ngày nghỉ sẽ tính tương đương với số tháng làm việc. Khi làm đơn xin nghỉ phép nhân viên vẫn được hưởng đủ mức lương cơ bản của mình, khi kết thúc một năm làm việc mà nhân viên không sử dụng đến những ngày phép thì tùy từng công ty sẽ có cách tính khác nhau. Có nhiều trường hợp được cộng dồn cho năm kế tiếp, hay thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép.
2. Nghỉ bù
Đối với trường hợp nghỉ phép này nhân viên được nghỉ ngày off hay những ngày lễ nhưng vẫn được cấp trên điều động đi làm, qua những ngày đó thì cần viết đơn xin nghỉ phép bù nếu có công việc bận.
3. Nghỉ phép không hưởng lương
Trường hợp nghỉ phép này áp dụng cho những đối tượng đã sử dụng hết những ngày nghỉ phép năm nhưng vẫn có việc riêng cần giải quyết thì cần viết đơn xin nghỉ phép không hưởng lương. Đặc biệt nếu nghỉ đột xuất không có lý do, không làm đơn xin phép sẽ không được hưởng lương và bị xử lý kỷ luật theo đúng với quy định của công ty.
Nếu nhân viên bị ốm, bệnh hay có vấn đề gì liên quan cần có giấy xác nhận để nộp cho phòng hành chính nhân sự. Để đảm bảo nghỉ phép đúng quy định và thực hiện đúng quy trình. Cũng có một số trường hợp nghỉ phép với việc riêng nhưng vẫn được hưởng lương theo đúng quy định như sau:
Kết hôn: Được nghỉ phép 3 ngày
Con (ruột) kết hôn: Được nghỉ phép 1 ngày
Bố mẹ đẻ, bố mẹ vợ hoặc chồng mất: Được nghỉ phép 3 ngày
Ngoài ra với bất cứ những trường hợp nghỉ phép với lý do gì các bạn cũng đều cần thông báo và làm đơn xin nghỉ phép theo đúng với quy định của từng doanh nghiệp.
Cùng với đó trong chế độ nghỉ phép còn có những trường hợp như những ngày nghỉ bao gồm cả thứ 7 và chủ nhật thì sẽ không bị tính vào ngày nghỉ phép hàng năm mà vẫn được giữ và hưởng nguyên lương theo quy định của Bộ Lao động. Đối với trường hợp trong thời gian nghỉ phép nếu người lao động ốm đau hoặc nằm viện sẽ không được hưởng và công ty không giải quyết mọi trợ cấp.
Cách viết đơn xin nghỉ phép
Có nhiều bạn nghĩ viết đơn xin nghỉ phép đơn giản chỉ cần viết đúng theo mẫu có sẵn hay điền thông tin chính xác là có thể gửi tới cấp trên. Tuy nhiên khi làm đơn xin nghỉ phép cũng cần có những lưu ý để hoàn thiện đơn dễ dàng cũng như đảm bảo đúng chuẩn và thuyết phục đối với doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu một số những lưu ý khi thực hiện mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn như sau.
1. Lịch sự và nhẹ nhàng
Đây là thái độ cần thiết khi bạn viết đơn xin nghỉ phép tạo được sự thuyết phục cũng như tăng tính thiện cảm đối với cấp trên. Chắc chắn ai cũng sẽ cảm thấy dễ chịu và ấn tượng với đồng nghiệp luôn thân thiện, có ý thức, hoàn thành công việc tốt và không có lý do gì băn khoăn khi bạn có công việc bận và cần thời gian nghỉ phép để giải quyết.
2. Lý do nghỉ phép phù hợp
Trong đơn xin nghỉ phép thì lý do là yếu tố cốt lõi quyết định đơn của bạn có được phê duyệt hay không. Dù bạn có văn hay thế nào nhưng lý do không chính đáng và không phù hợp với thời gian nghỉ thì chắc chắn đơn sẽ không được ký kể cả là bạn sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép không lương. Chính vì thế hãy thành thật và đưa ra lý do hợp lý nhất đúng với nhu cầu của mình, có thể đơn xin nghỉ việc riêng, mẫu đơn xin nghỉ phép để xin visa, đơn xin nghỉ phép đi du lịch…
3. Trình bày đơn chi tiết và rõ ràng
Dù là đơn xin nghỉ phép hay đơn xin nghỉ việc bất cứ biểu mẫu nào cũng cần trình bày khoa học, rõ ràng để chứng minh sự chuyên nghiệp và cẩn thận của bản thân. Qua đơn xin nghỉ phép doanh nghiệp cũng dễ dàng đánh giá được ý thức cũng như thời gian mà bạn nghỉ để sắp xếp và sử lý công việc dễ dàng. Bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ việc để khi cần sẽ không mất công tìm kiếm.
Hơn nữa khi bạn nghỉ bạn cũng nên đưa ra phương hướng bàn giào công việc cũng như đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng . Đây cũng là vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm bởi sự vắng mặt của bạn nếu ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty thì chắc chắn sẽ khó có thể phê duyệt.
4. Lựa chọn những trường hợp thay thế
Thực tế nếu công việc của bạn có thể hoàn thiện từ xa mà không nhất thiết phải đến công ty thì bạn có thể đề xuất ngay giải pháp trong đơn của mình, vừa đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc lại đáp ứng được nhu cầu nghỉ của bạn. Đây cũng chỉ là trường hợp bạn không thể làm khác được, bạn hãy cố gắng tìm ra các phương pháp hay bàn giao công việc để đảm bảo mọi vấn đề được xử lý hiệu quả nhất.
5. Gửi email sớm nhất có thể
Khi bạn đã hoàn thiện đơn xin nghỉ phép thì hãy nhanh chóng gửi email cho sếp trong thời gian ngắn nhất bởi email xin nghỉ phép sớm sẽ giúp ban quản lý dễ dàng tìm kiếm nhân sự hay người hỗ trợ công việc phù hợp hay đưa ra các kế hoạch hợp lý. Hơn nữa nếu bạn chủ động xin nghỉ sớm sẽ thể hiện được ý thức trách nhiệm của bạn cũng như tạo được thiện cảm với cấp trên.
Một số doanh nghiệp khi xin nghỉ không nhận qua email thì có các bạn nên hoàn thiện đơn trên giấy và thực hiện đúng với quy trình. Mẫu đơn xin nghỉ phép có rất nhiều loại, các bạn hãy tìm kiếm mẫu phù hợp nhất để tải về và ứng dụng cho nhu cầu của mình dễ dàng và hợp lý nhất. Bên cạnh việc sử dụng email để xin nghỉ phép các bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu email xin việc hay thư xin việc để dễ dàng ứng dụng và lựa chọn cho mình phương pháp viết email xin việc dễ dàng và hiệu quả nhất.