Top 8 # Xem Nhiều Nhất Cách Viết Thư Phàn Nàn Về Sản Phẩm Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Khi nào cần viết một bức thư than phiền? Trong thực tế cuộc sống, bạn có thể gặp phải rất nhiều tình huống không hài lòng có thể là về chất lượng phục vụ, chất lượng dịch vụ. Bạn cần thông báo cho người có chức trách nắm được vấn đề của bạn. Như vậy, vấn đề của bạn mới được giải quyết. Trong trường hợp dịch vụ mà bạn sử dụng thuộc bên cung cấp/đối tác nước ngoài, bạn sẽ phải viết sao cho đầy đủ và hiệu quả? Trong bài viết này, Ms. Hoàng Linh – gia sư trên chúng tôi xin được chia sẻ một trong rất nhiều cấu trúc để viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) như sau:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc bị động để thể hiện vấn đề: This is the third time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.

: Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

4. Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

Nếu bạn là người bận rộn, không có nhiều thời gian học tiếng anh, thì Antoree học tiếng anh trưc tuyến một thầy – một trò là một phương pháp nâng cao trình độ tiếng anh tối ưu cho bạn.

NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

Ngày nay, khi sử dụng các dịch vụ tiện ích hay mua hàng trực tuyến, chúng ta không thể tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn. Với mục đích đưa ra lời khuyên cho các chủ cung cấp dịch vụ hay để trình bày, khiếu nại cho bản thân thì việc viết một lá thư phàn nàn là thiết yếu (letter of complaint).A. Nội dung trình bày của thư phàn nàn

Lời chào: Dear Name/Mr. /Mrs. ( nếu biết rõ tên) hoặc Dear Sir/ Madam/ Sir or Madam/ Department ( nếu không có thông tin cụ thể)

Mở bài: Miêu tả tình huống phàn nàn

I am writing to complain about: Tôi viết thư để phàn nàn về…

I am sorry to inform you that: Tôi thấy rất tiếc để thông báo rằng…

I am writing to place a complaint against: Tôi viết thư này để phàn nàn về…

On (date), I purchased (item) – (model number) at store (address): Vào (ngày), tôi đã mua (món hàng) – (mã đơn hàng) ở tại cửa hàng (địa chỉ).

This is the second time this mistake has occurred and I am dissatisfied with the service you offer: Đây là lần kế tiếp xảy ra và tôi không hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp.

Thân bài: Trình bày về vấn đề, chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến phàn nàn. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần.

I think the reason is that: Tôi nghĩ lí do là...

Could you check/take special care about: Bạn có thể kiểm tra/ có sự quan tâm đặc biệt về…

I was shocked to see that: Tôi bị sốc khi thấy rằng…

I have to say that: Tôi phải nói rằng…

I must point out that: Tôi phải chỉ ra rằng…

It is very rude/impolite for somebody to do something: Ai đó thật thô lỗ/ bất lịch sự khi làm gì đó

Đề nghị giải pháp hữu ích:

I think the best solution would be: Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là…

I would much appreciate it if you: Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn…

I request that you refund the money in full: Tôi yêu cầu bạn hoàn tiền đầy đủ

I think the best way to solve the problem is to replace it with a better one: Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là thay thế bằng một sản phẩm tốt hơn

Kết bài: Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề.

Please ensure this sort of problem does not arise again: Xin đảm bảo rằng vấn đề này không lặp lại lần nữa

I hope you will look into the matter and give me an immediate reply: Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi tôi sớm

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi:

Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this: Xin vui lòng gọi điện cho tôi theo số điện thoại (090xx) hoặc gửi cho tôi thư điện tử theo địa chỉ ([email protected]) để cho tôi biết cách bạn giải quyết vấn đề này

Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:

I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by (time): Tôi mong nhận được phản hồi và hành động của bạn cho vấn đề này trước (thời gian)

I expect to hear from your company with a solution by (date): Tôi mong nhận được giải pháp từ công ty của bạn trước ngày (ngày)

Kính thư để kết thúc và ký tên

Yours faithfully/respectfully, (Kính thư) nếu chưa quen biết người nhận

Yours sincerely, (Kính thư) nếu đã quen biết người nhận

Letter 1: Write a letter to complain about an online purchase (Thư phàn nàn về việc mua hàng trực tuyến)

Dear Sir,

My name is Marry who purchased online a dress from your shop and my order number is #26102001. However, against all my expectations, I was fairly dissatisfied with quality of the product and its delayed arrival.

Tôi là Marry, người đã đặt mua một chiếc váy trực tuyến từ cửa hàng và mã đơn hàng là #26102001. Tuy nhiên, trái với những gì tôi mong đợi, tôi khá thất vọng với chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.

Firstly, I placed the order online on 15th January. But not until two weeks had gone by did I receive this product while you promised to send it to me for around 6 days. Secondly, the product I got is faulty one and it is far different from what I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress only have a few similarities in comparison with the product you suggested me. In addition to, you gave me a yellow one instead of sending me a white dress as I ordered.

Trước hết, hàng tôi đặt là vào ngày 15 tháng 1. Nhưng phải hai tuần sau tôi mới nhận được trong khi cửa hàng chốt là chỉ trong 6 ngày là hàng về. Tiếp theo, khi nhận hàng tôi mới tá hỏa là sản phẩm lỗi và nó hoàn toàn khác so với mẫu hàng tôi thấy trên website. Chất liệu vải và hoạ tiết trên chiếc váy chỉ giống một vài điểm khi so sánh nó với sản phẩm mà cửa hàng rao bán. Thêm vào đó, cửa hàng lại gửi cho tôi một cái váy màu vàng chứ không phải cái màu trắng như tôi yêu cầu.

I will not demand a refund but please arrange for a replacement of this product at the earliest. I hope that this problem will be solved promptly.

Tôi không cần phải hoàn tiền nhưng tôi mong muốn cửa hàng sắp xếp để gửi một sản phẩm khác thay thế sớm nhất cho tôi. Tôi hy vọng vấn đề sẽ được nhanh chóng giải quyết.

Yours faithfully,

Marry

Letter 2: Write a letter to complain about your trip/ holiday (Viết một bức thư phàn nàn về chuyến đi)

Dear Sir,

I am writing this letter to express my disappointment with the quality of service from your company. I booked online a package tour on the website of your company but unfortunately, the trip did not live up to my expectations.

Tôi viết thư này là để nói rằng tôi rất thất vọng với dịch vụ của công ty. Tôi đã mua một chuyến đi trọn gói trên website của công ty nhưng đáng tiếc là chuyến đi đã không như kỳ vọng của tôi.

When it comes to my trip, I was deeply dissatisfied not only with delayed flight but also low- quality service from your company. As I booked all- inclusive vacation package, the accommodation at least should have provided necessities to satisfy my demands but it did not. For three days, I had to live cramped in a narrow and lightly furnished room. In addition to, the air conditioner and the shower were out of order, which really annoyed me. Moreover, a visit to the zoo was cancelled unwarrantedly only because of rainy weather.

Nói về chuyến đi, tôi không thoải mái không chỉ về việc chuyến bay bị trễ mà chất lượng phục vụ của công ty rất tồi tệ. Vì tôi đã mua tour trọn gói, ít nhất thì nơi tôi ở phải có đầy đủ những thứ cần thiết để phục vụ nhu cầu của tôi, nhưng đáng tiếc là không như vậy. Tôi phải sinh hoạt trong một căn phòng chật chội và ít đồ đạc suốt 3 ngày. Không những thế, máy điều hoà và vòi hoa sen còn bị hỏng khiến tôi rất khó chịu. Và chuyến đi tới sở thú cũng bị hủy một cách không chính đáng chỉ vì lí do là trời mưa.

In this worst case scenario, I expect to receive a refund from your company for all the charges I paid or any measures you could take to compensate for me. I look forward to a swift solution to this matter.

Trong tình cảnh tồi tệ này, tôi yêu cầu công ty bồi hoàn lại số tiền cho tôi hoặc có giải pháp nào đó để đền bù cho tôi.

Yours sincerely,

Anna

Thiện Nhân (Tổng hợp)

Bạn có thường đi du lịch ở nước ngoài không? Có bao giờ bạn ở một khách sạn hoặc nhà nghỉ nào đó có chất lượng vô cùng tệ và rất muốn phản ánh tình trạng đó với phía quản lí khách sạn chưa?

Mẫu 1

To:

Mr. Srilan jain

General Manager

Saffron Restaurant

New York

11th January, 2012

Ref: Sub-standard Food

Dear Mr. Jain,

I visited with my family to your Saffron restaurant on 16th January to celebrate my son’s birthday. Unfortunately, the sub-standard food quality in your restaurant really dampened our spirits.

The dinner started off in a very disappointing way when we were served some tasteless lukewarm fluid which was passed off as Sweet-corn soup. The starters we ordered were dripping with oil, though we had specifically requested for fat-free food.

The Main Course tasted equally bad. Though we had ordered an assortment of vegetarian as well as non-vegetarian platters, and they all seemed to taste the same.

The only redeeming feature was the well-mannered Service that evening and the friendly manner in which your waiters patiently heard our numerous complaints.

I hope in future the quality of your food is able to match up to the quality of your service.

Best Wishes,

Emily Swan

To,

Wella Roman,

Facility Manager,

Sugar-N-Spice Restaurant,

Date: 24th April 2014

Subject: Problem with the delayed services and rude staff employed at your facility.

Dear Wella,

I would straight away like to bring to your notice that yesterday, I and my husband chose your restaurant to be the venue of our anniversary celebration. We did the prior booking and invited around 15 close friends and relatives to be a part of the celebration and each one of them were disgusted with the experience your staff gave. It was a shame for us that we selected you facility for our celebration.

We have been a regular visitor of your restaurant and felt that your food and services had a decent standard although the staffs attending were never that friendly. We ignored the negative point of the staff being arrogant, and we planned our occasion at your facility. Now as we arrive with our guests, we see that we are in queue in spite of our prior reservations. After a 30 minutes delay, we finally get accommodated and start to order the meals. The first set of order was for starters which comes immensely delayed and in parts with the guests waiting to be served.

The occasion was spoilt and staff was in no way apologetic for it. Kindly take the required actions if you feel that I am genuine customer.

Thanks,

Belinda Gray.

Mẫu 3

To

The CEO

Italian Savoury Hub

76/32 Central Square

Lancashire

Date 28thJuly, 2014

Dear Sir,

Subject: Complaint against standard of services provided

I wish to lodge a formal complaint against the services that was rendered by your staff to me on 26thJuly 2014. On the aforementioned date I had gone with my family to your restaurant and had asked for a Pasta Mexicana penne amongst other dishes and drinks.

We were served the food and after eating a portion of it, my wife found a small insect in the pasta. We immediately brought this to the notice of the steward on duty who we could see went and spoke to the manager. Inspite of all this, and repeated requests, we waited for another 40 minutes and still no one came to our table either to remove the dishes or to speak to us about the happening. In the end the manager came and said that the pasta was on the house and handed us a bill for the rest of the amount. I was not expecting an on the house offer, but a replacement of the dish.

Your restaurant is one of the premier destinations in the city when it comes to Italian food, and the incident on Saturday has shown poorly on your staff. Please look into this matter immediately and I hope you will take necessary actions for the same.

Thanking you

Yours Faithfully

Pratica Roser.

Mẫu 4

Copyright of FoundLetters.com

To:

Mr. Srilan jain

General Manager

Saffron Restaurant

New York

11th January, 2012

Ref: Sub-standard Food

Dear Mr. Jain,

I visited with my family to your Saffron restaurant on 16th January to celebrate my son’s birthday. Unfortunately, the sub-standard food quality in your restaurant really dampened our spirits.

The dinner started off in a very disappointing way when we were served some tasteless lukewarm fluid which was passed off as Sweet-corn soup. The starters we ordered were dripping with oil, though we had specifically requested for fat-free food.

The Main Course tasted equally bad. Though we had ordered an assortment of vegetarian as well as non-vegetarian platters, and they all seemed to taste the same.

The only redeeming feature was the well-mannered Service that evening and the friendly manner in which your waiters patiently heard our numerous complaints.

I hope in future the quality of your food is able to match up to the quality of your service.

Best Wishes,

Emily Swan

Mẫu 5

Jane Davis

34, Princeton Avenue

Edinburgh

4th November, 2007.

To,

Mr. James Scot

Manager

Nando’s Restaurant

Edinburgh

Ref: Inedible Dishes

Dear Mr. Scott,

I took my team members to your restaurant on 3rd November, hoping to celebrate a happy occasion. But, the food proved to be so bad that our mood for celebration was completely spoilt.

Though we ordered some exclusive vegetarian dishes, they contained some form of meat or other and this, despite our explicit instructions to the hotel staff. The other dishes we ordered were equally poorly made.

I hope a restaurant of your repute pays more attention to the culinary ability of the staff and improves on the fare.

As a regular customer of your restaurant for the past 2 years, I look forward to visiting it again soon and tasting better cuisine.

With Best Wishes,

Jane Davis

Copyright of FoundLetters.com

Nhìn chung, phần thân bài gồm 2 đoạn.

Đoạn 1: Nói về sự phàn nàn, nói về tình huống.

Đoạn 2: Đưa ra gợi ý giải pháp mà bạn thấy thỏa đáng.

Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích nhưng đủ chi tiết

Chúng ta viết để người đọc có thể nắm được ý chính rất nhanh dù là chi tiết tới mấy. Vì thế, bạn cần tránh các chi tiết không cần thiết lan man và cố gắng giữ thư của bạn ở khoảng 170 từ là được rồi.

Lấy ví dụ về một đoạn thư phàn nàn về dịch vụ y tế rất ngắn gọn và giúp người đọc hiểu vấn đề rất nhanh.

“After feeding my dog this food, she became violently ill, vomiting for hours on end. I was forced to take her to the vet, as she was dehydrated and required medicine. Thousands of dollars later, I realized that her sickness could be most definitely be attributed to the expired dog food I had unknowingly fed her.”

(Sau khi cho chó của tôi ăn thức ăn này, con bé bị ốm nặng, nôn mửa hàng giờ đồng hồ. Tôi buộc phải đưa nó đến bác sĩ thú y, vì nó bị mất nước và cần dùng thuốc. Hàng ngàn đô la sau đó, tôi nhận ra rằng bệnh tật của nó chắc chắn có thể là do thức ăn cho chó hết hạn mà tôi đã vô tình cho cô ấy ăn.)

Trình bày vấn đề một cách có căn cứ và chi tiết.

Giả sử, bạn viết khiếu nại tới một công ty. Việc có căn cứ thích hợp sẽ khiến giọng văn trở nên phù hợp và phía công ty cũng biết rằng khiếu nại của bạn phải được thực hiện một cách nghiêm túc.

Lí do là bởi tất cả những điều này cung cấp cho bạn sự tin tưởng, ảnh hưởng tích cực đến phản ứng của bên nhận thư đối với lá thư của bạn.

“While I am relatively certain this was a fluke, I am still concerned about how the bone got into the beans. I would like to know how this might have happened.”

(Trong khi tôi tương đối chắc chắn đây là một con sán, tôi vẫn lo lắng về việc xương đã được đưa vào hạt cà phê như thế nào. Tôi muốn biết điều này có thể xảy ra như thế nào.)

Nói về các giải pháp/ phương pháp thay thế khi viết thư phàn nàn

Cái đích cuối cùng của thư phàn nàn (cả trong cuộc sống lẫn IELTS Writing General) vẫn là bạn muốn có giải pháp đúng không?

Bạn có thể nhìn lại ví dụ ở trên đầu bài, ở phần cuối, đề bài đã gợi ý cho bạn là bạn gợi ý giải pháp thế nào đó.

Giả sử, bạn phàn nàn về một sản phẩm lỗi hay dịch vụ tệ thì cách gợi ý giải pháp ra sao? Nếu bạn muốn hoàn tiền, bảo hành hay một giải pháp nào đó thay thế cho sản phẩm lỗi, hãy viết rõ ràng trong đoạn thứ 2.

Hoặc đôi khi, bạn chẳng biết giải pháp là gì, chẳng muốn gợi ý mà muốn đẩy trách nhiệm về người nhận thì bạn có thể viết như ở ví dụ này chẳng hạn.

As a dedicated customer, I hope you will work to resolve my problem and find a solution.

(Là một khách hàng có tâm, tôi hy vọng rằng bên phía công ty sẽ tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết tình trạng nêu trên.)

Cho bên nhận thư thời gian nhất định để giải quyết vấn đề

Nếu bạn là người bị phàn nàn, bạn chắc chắn sẽ muốn có thời gian để giải quyết rồi. Vậy thì việc cho bên nhận thư một khoảng thời gian nhất định để giải quyết vấn đề cực kỳ hữu ích.

“I will wait one week to hear back from you about this issue, and then I will seek help from a consumer protection agency or my local authority.”

( Tôi sẽ chờ một tuần để nhận hồi âm từ phía công ty về vấn đề này, nếu không có thì tôi sẽ tìm sự giúp đỡ từ một cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương của tôi.)