Đề Xuất 1/2023 # Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp # Top 1 Like | Hanoisoundstuff.com

Đề Xuất 1/2023 # Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp # Top 1 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp mới nhất trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Kỳ này, Bản tin Văn hóa doanh nghiệp xin gửi đến các anh, chị những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình:

Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email của công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay canhbuomphieudu@… Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ chúng tôi

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).

Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.

Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.

Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.

Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.

Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.

Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.

Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép ” ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.

Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.

Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

Chia đoạn nếu viết dài.

Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.

Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của anh, chị nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

Anh, chị sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là anh, chị nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

Nếu anh, chị thường liên lạc qua e-mail, anh, chị nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh đọc sót hoặc tồn đọng quá nhiều email không cần thiết.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo anh, chị đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian anh, chị sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, anh, chị cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo anh, chị tạm thời không có trong văn phòng hoặc đang nghỉ ốm chẳng hạn…

1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi anh, chị nhận được e-mail của một ai đó.

2. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Anh, chị có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Anh, chị gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 – 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của anh, chị và là lệnh làm một việc không thể không làm.

3. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.

5. Không bao giờ gửi e-mail khi anh, chị đang giận dữ.

. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.

7 Kỹ Năng Viết Báo Cáo Chuyên Nghiệp Cho Nhân Viên

Trong công việc, bạn dường như đã quá quen thuộc với việc viết báo cáo để trình Sếp. Nhưng không phải ai cũng biết cách làm báo cáo tốt và làm điều đó thật dễ dàng. Vậy những kỹ năng viết báo cáo nào cần để bạn có bản báo cáo ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Đừng bỏ qua bài viết này ,chúng tôi sẽ định hướng kỹ năng cho bạn theo những hướng dẫn sau đây.

Xác định nội dung của báo cáo

Viết báo cáo ở bất kỳ ngày, tháng, năm nào bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của nó. Nội dung báo cáo là điều kiện cần để bạn báo cáo chính xác và đầy đủ. Nếu bạn không nắm rõ và đủ nội dung thì khi viết bạn sẽ không hề biết viết gì, viết như thế nào và số liệu ra sao thì báo cáo cũng chỉ là bản vô nghĩa.

Xây dựng đề cương chi tiết

Trường hợp, bạn đã có đầy đủ nội dung cần có cho bảng báo cáo. Bạn đừng vội viết ngay mà hãy lên đề cương chi tiết cho những nội dung cần thiết phải thể hiện trong bái cáo. Với đề cương này, bạn sẽ hình dung được những ý cần, ý quan trọng và không bị thiếu ý; thậm chí bạn không hề bị tốn thời gian cho việc suy nghĩ.

Đánh giá kết quả

Hoàn thành xong hai bước trên, đã đến lúc bạn nên chính thức rồi. Trước tiên, bạn đưa ra tổng kết những nhiệm vụ đã làm và chưa làm. Khó khăn hoặc thuận lợi khi thực hiện công việc được giao. Việc đánh giá kết quả đươc hiểu như quá trình nhìn lại khi thực hiện nhiệm vụ. Bạn hãy trung thực khai báo những khó khăn và thuận lợi để cấp trên nắm đươc thực tế tình hình. Không nên khoe khoang hoặc che giấu sự việc, bởi vì cấp trên dễ dàng phát hiện ra vấn đề dù bạn không có nói ra.

Phân tích nguyên nhân

Bạn nói được ưu điểm và nhược điểm khi trải qua quá trình thực hiện. Nhưng bạn đã bỏ sót việc giải thích nguyên nhân để có được kết quả đó. Bạn nên dành thời gian chăm chút cho phần này thật kỹ. Để người lãnh đạo có thể phân tích và đưa ra lời khuyên tốt nhất đến bạn. Bạn sẽ không bị đánh giá kém năng lực mà còn được nhận sự giúp đỡ nhiều hơn.

Đề xuất hướng khắc phục

Bạn làm không được thì đã có nguyên nhân rõ ràng và hãy nghĩ đến việc tìm hướng để khắc phục nó. Có thể bạn chưa áp dụng được cách khắc phục này hoặc thời gian áp dụng cách khắc phục chưa có… thì cũng phải đưa vào báo cáo. Kể cả bạn đã làm tốt khi gặp khó khăn và tìm được hướng khắc phục hay đừng ngần ngại bỏ vào để mọi người tham khảo hướng giải quyết.

Kiến nghi của bản thân

Những kiến nghị riêng của bạn ở cuối mỗi báo cáo như: công việc cần làm theo những bước sau, cần sự hỗ trợ của bao nhiêu người, các bước cải tiến để công việc được tốt hơn…Việc đưa vào kiến nghị không phải vì lợi ích cho riêng bạn mà vì lợi ích chung của tập thể. Mạnh dạn trình bày vấn đề và nêu lên suy nghĩ của mình trong báo cáo.

Sử dụng ngôn ngữ phù hợp

Ngôn ngữ trong đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ phổ thông. Lối hành văn trang nhã, lịch sự và rõ ràng. Tránh những ngôn từ hoa mỹ và phô trương. Báo cáo ngắn gọn nhưng súc tích, đầy đủ và chính xác. Nếu cần thì thể hiện bằng số liệu thống kê để người xem dễ nhìn và dễ hiểu hơn.

Viết báo cáo chính là bảng đúc kết toàn bộ quá trình học tập và làm việc của bản thân. Bạn nên đầu tư thời gian và công sức để hoàn thành báo cáo hoàn hảo nhất. Báo cáo cũng là một cơ hội để bạn bước lên bậc cao hơn trong sự nghiệp.

️ Khóa học KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO của Viện MasterSkills sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc viết báo cáo.

Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Reports-writing-skills-training.htm

Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp

1. Tiêu đề email:

2. Địa chỉ email:

3. Gửi cho ai thì chào người đó:

Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:

Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.

Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.

5. Cách trình bày email:

Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.

Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…

Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.

Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.

6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:

Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…

7. Chữ ký cuối thư (signature):

Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:

Thanks and best regards,

Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:

Lời cảm ơn

Tên khoa/ngành/trường học

Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng

Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc ( Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.

9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”

Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.

10. Không có gì là bí mật

Kỹ Năng Viết Tiêu Đề Hấp Dẫn Trong Chiến Dịch Email Marketing

Email Marketing dần đang được rất nhiều doanh nghiệp cá nhân quan tâm và áp dụng trong hình thức Marketing của công ty mình. Kỹ năng viết tiêu đề hấp dẫn trong chiến dịch Email marketing rất quan trọng , vì một tiêu đề email hiệu quả có thể làm tăng tỉ lệ đọc email lên đến 30% hay 50% nhiều hơn.

Vậy làm sao để viết được 1 tiêu đề Email Marketing hấp dẫn khách hàng, bạn hãy lưu ý 15 chú ý sau đây:

1. Tiêu đề email dựa trên từ khóa: Từ khóa của tiêu đề website hay blog là yếu tố quan trọng nhất đối với các công cụ tìm kiếm. Khi viết Tiêu đề Email có thể không trùng nội dung với tiêu đề blog, website nhưng bạn có thể dùng email để làm nội dung blog, trang viết. Từ khóa trên tiêu đề email sẽ giúp người đọc xác định sơ bộ các nội dung Email sẽ đề cập để đưa ra quyết định mở thư.Ví dụ: – Lạm bàn Bóng đá thời @ (từ khoá là bóng đá) – Chim cánh cụt thích ăn gì ? (từ khoá là chim cánh cụt)

2. Tiêu đề mang tính Khẩn Cấp: Tiêu đề khẩn cấp mang đến sự cấp bách đối, đa số chúng ta thường phản xạ nhanh và để ý nhiều hơn đối với vấn đề cần sự khẩn trương.Ví dụ: – Giảm giá sốc đến 90% chỉ trong hôm nay. – Thời gian đổi quà chỉ còn 1 ngày thôi bạn hãy nhanh tay.

5. Tiêu đề kiểu Mê Hoặc:Ví dụ: – Tiết lộ bí mật thành công của Facebook – Khám phá năng lực hấp dẫn của bản thân. – Nguồn gốc tác dụng kỳ diệu của Viagra

9. Tiêu đề email Tin Tức: Nếu email của bạn cung cấp thông tin mới hữu ích. Một số người sẽ không thể bỏ qua nó.Ví dụ: – Các tính năng mới đột phá ở phiên bản 3.0. – Công bố kết quả cuộc thi Email Marketing 2013. – 10 công ty lớn nhất tại Việt Nam

10. Tiêu đề email kiểu Ý Kiến: Nếu kèm theo với danh từ riêng ở tiêu đề thì hiệu quả sẽ cao hơn.Ví dụ: – Tại sao chúng tôi được rất nhiều người truy cập ? – Lý do giao thông Hà Nội bị ùn tắc ? – Nguyên nhân Đàm Vĩnh Hưng vay tiền làm liveshow ?

12. Tiêu đề email Cá Nhân: Tất cả các tiêu đề Email có thể cá nhân hóa và tích hợp với các kiểu khác.Ví dụ: – Z, Bạn đã có đủ tiền để nghỉ hưu lúc 65 tuổi chưa? – 15 kiểu tiêu đề Email dành cho công ty Y.

13. Tiêu đề email Kỳ Nghỉ, Ngày Lễ: Soạn thảo nội dung email và đặt tiêu đề cho các kỳ nghỉ, ngày lễ rất được khách hàng quan tâm.Ví dụ: – Các phương pháp giữ cân ăn chơi thoả thích cho ngày tết. – Chương trình du lịch Mùa hè tại Vũng Tàu. – Thời trang công sở cho mùa Xuân ấm áp…

14. Tiêu đề email Mệnh Lệnh: Tiêu đề mệnh lệnh thường đưa ra hành động trực tiếp mà người đọc phải làm. Kiểu tiêu đề này có tác dụng nhanh hơn cả kiểu tiêu đề Khẩn Cấp.Ví dụ: – Xác nhận đăng ký của bạn để nhận quà. – Ngừng ngay việc hút thuốc lá trước khi quá muốn. – Đừng đầu tư vào VinaCapital

Bạn đang đọc nội dung bài viết Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!