Đề Xuất 12/2022 # Hướng Dẫn Cách Viết Business Email Bằng Tiếng Nhật / 2023 # Top 21 Like | Hanoisoundstuff.com

Đề Xuất 12/2022 # Hướng Dẫn Cách Viết Business Email Bằng Tiếng Nhật / 2023 # Top 21 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Cách Viết Business Email Bằng Tiếng Nhật / 2023 mới nhất trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Đây là là mẫu email cơ bản. Hãy luôn nhớ cấu trúc: Chủ đề, Người nhân, Giới thiệu, Thân bài và Kết bài.

Cách gọi người nhận

Viết cho người ngoài công ty

Thứ tự: Tên cơ quan/công ty/tổ chức, họ của người nhận kèm hậu tố「様」. Phải có khoảng trắng giữa tên công ty và họ của người nhận. Cuối câu không sử dụng dấu phẩy [,] hay dấu câu nào khác như trong email tiếng Việt và tiếng Anh. Câu viết càng dài thì càng trang trọng. Nếu bạn đang viết email lịch sự và trang trong, bạn có thể thêm tên của người nhận, chức danh (giám đốc, trưởng phòng…) và bộ phận người nhận đang làm việc.

Luôn cố gắng giữ vững cấu trúc: Xuống dòng nếu một dòng chứa 15 – 25 kí tự.

Viết mail cho nhiều người nhận

「各位」 khá quan trong. Từ này vừa thể hiện sự tôn trọng của bạn, mà bạn cũng không cần phải thêm từ 「様」.

Khi bạn không biết ai chịu trách nhiệm chính (hoặc khi thắc mắc lần đầu về vấn đề nào đó)

「御中」 là một từ quan trọng có thể thể hiện sự tôn trọng của bạn. Tuy nhiên, trong đa số email công việc, 「ご担当者様」 cũng có thể sử dụng và trông khá chuyên nghiệp. 「御中」 phù hợp hơn trong quan hệ kinh doanh.

Viết mail cho Sếp hoặc Đồng nghiệp

Khi bạn thêm chức danh vào thì email sẽ trông trang trọng hơn. Còn nếu sự dụng hậu tố「さん」 thì sẽ thân mật hơn.

Giới thiệu

Với tư cách là người đại diện cho Công ty/Tổ chức

Đây là mẫu câu thường dùng nhất. Trong email đầu tiên, bạn nên viết: 「はじめまして。ワサビのとします。」. Những trường hợp khác, bạn đều có thể sử dụng mẫu câu trên.

Với tư cách độc lập

Bạn có thể dùng mẫu câu trên (thay bằng tên công ty/tổ chức). Khi viết mail với tư cách độc lập, thì cách viết như vậy có thể hơi lịch sự, nhưng lịch sự lúc nào cũng là điều tốt mà. Nếu bạn thích thân mật hơn thì bạn có thể bỏ phần giới thiệu.

Câu kết

Có khá nhiều câu kết nhưng chúng mình khuyến khích sử dụng các mẫu câu trên. Đây là những mẫu thông dụng và thiết thực nhất.

Thân bài

Yêu cầu một cuộc gặp mặt

Chủ đề: Yêu cầu một buổi gặp mặt

Gửi anh Ishida của công ty TNHH Wasabi

Cám ơn anh đã luôn giúp đỡ trong thời gian qua. Tôi là Matsumoto đến từ Công ty TNHH Dan

Dù đã để anh chờ lâu, Nhưng chúng tôi đã hoàn thành những yêu cầu của anh hôm trước. Có một số điểm chúng tôi muốn giải thích trực tiếp với anh. Anh có thể giành chút thời gian cho chúng tôi theo các khung giờ sau được không?

Dù biết anh đang bận, nhưng chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể dành thời gian cho chúng tôi.

Xin hết. Xin vui lòng xác nhận thời gian gặp mặt như tôi đã đề cập. ――――――――――――――――― Dan LLC. Dan Matsumoto 3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan TEL: +81-99-9999-9999 Email: info@wasabi-jpn.com URL: chúng tôi ―――――――――――――――――

Xác nhận sự đồng ý về các thông số kĩ thuật

Cám ơn anh đã luôn hỗ trợ trong thời gian qua. Tôi là Matsumoto đến từ công ty TNHH Dan.

Cám ơn sự giải thích rõ ràng của anh ngày hôm trước Sau một vài cân nhắc nội bộ, chúng tôi đồng ý với các thông số kĩ thuật được nêu/ Không biết liệu anh có thể gửi giúp chúng tôi một bảng báo giá? Chúng tôi xin lỗi vì đã làm phiền, nhưng sẽ rất cảm kích trước sự hợp tác của anh. Xin hết. Xin vui lòng xác nhận những gì chúng tôi đã đề cập ở trên.

――――――――――――――――― Dan LLC. Dan Matsumoto 3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan TEL: +81-99-9999-9999 Email: info@wasabi-jpn.com URL: chúng tôi ―――――――――――――――――

Khi bạn thắc mắc về một sản phẩm mới (tư cách cá nhân)

[Một câu chào thường thấy trong tiếng Nhật]. Tôi là Matsumoto.

Xin hết. Xin vui lòng xác nhận điều tôi đã đề cập ở trên.

Dan Matsumoto

Thắc mắc/Giải đáp

Bạn có thể thấy các cụm trên khi dò từ điển từ “Dear” hay “Sincerely”. Các cụm từ này thường được dùng trong thư tay thay vì email. Vì vậy bạn có thể bỏ qua.

Nên dùng To, CC và BCC như thế nào ở Nhật?

Bạn dùng tương tự như gửi email ở Viêt Nam thôi. Nhưng có một điểm cần lưu ý là hầu hết các công ty Nhật đều chấp hành nghiêm ngặt Luật bảo vệ thông tin cá nhân. Hãy thật cẩn thận khi bạn cần phải sử dụng CC và BCC. CC sẽ khiến những người khác nhìn thấy danh sách địa chỉ email khi bạn gửi theo list còn BCC sẽ giúp giấu địa chỉ email của những người được gửi. Nguồn: https://www.wasabi-jpn.com/japanese-lessons/how-to-write-emails-in-japanese-with-practical-examples/

Cách Viết Email Tiếng Nhật Với Khách Hàng Nhật (Business Email) / 2023

Làm việc với khách hàng Nhật, chắc bạn không ít lần toát mồ hôi hột với những email dài lòng thòng mà mất nguyên một nửa là để chào hỏi, kể lể hôm nay trời đã sang thu, đi lòng vòng và nói giảm nói tránh cho khiêm nhường lịch sự, đúng không? Thôi thì “nhập gia tùy tục”, làm việc với người Nhật thì phải học cách viết email tiếng Nhật chuẩn business như họ thôi.

Bài 1, tức là bài viết này, nói về phong cách viết email của người Nhật và cấu trúc của email

Bài 2, bài viết sau đó, đi vào chi tiết các mẫu câu thường dùng, các tip và chú ý khi bạn viết email cho người Nhật bàn chuyện làm ăn.

Email tiếng Nhật nhập môn – Phong cách viết email của người Nhật

Người Nhật rất đề cao sự trang trọng trong email. Trái ngược với người châu Âu, người Mỹ hay những quốc gia nói tiếng Anh khác, ngay cả khi viết email business, người Nhật vẫn ưa lòng vòng và tránh những câu chữ quá “negative”, quá đả kích hay đòi hỏi một cách quá thẳng thắn trong email. Đối với người phương Tây, email của họ đề cao sự rõ ràng và ngắn gọn (chỉ cần lịch sự vừa đủ, không suồng sã quá mức là được) để không mất quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo, trả lời email.

Người Nhật thì không như thế. Bạn sẽ không thể bỏ qua kính ngữ trong email, dù nó dài dòng đến mấy, mất thời gian đến mấy. Lễ nghĩa và sự khéo léo khi trình bày vấn đề được đề cao, có khi là trên cả sự “hiệu quả” (productive). Trừ khi là người thân cực kì thân trong công ty, bạn có thể soạn những email trả lời ngắn gọn và lược bớt sự khách khí trong email, còn không, tốt nhất bạn đừng cố bỏ qua kính ngữ.

Thật lòng mà nói, việc viết và trả lời email cho khách hàng là đối tác người Nhật rất mệt. Nếu so sánh, với khách hàng nói tiếng Anh, Tỳ chỉ cần 10-15p là có thể hoàn thành 1 email dài bằng cái sớ với lời lẽ trang nghiêm lịch sự hết mực. Tuy nhiên, để viết được nội dung tương tự với khách hàng Nhật, Tỳ đã từng phải đánh vật mất cả buổi sáng. Nhiều khi viết xong còn phải tra lại coi người ta có hay viết thế không, viết thế đã đủ lịch sự chưa?

Ngoài mối quan hệ thân-sơ, độ lịch sự trong email của người Nhật cũng phụ thuộc vào mức độ quan trọng của nội dung bức thư. Những kiểu thư nhờ vả, nhờ đề xuất tiến cử, cho lời khuyên… chắc chắn sẽ cần nội dung viết trang trọng và có trình bày đầu đuôi cho tròn vẹn hơn những email mang tính chất ít quan trọng đúng không? Và cũng tuỳ thuộc vào độ quan trọng (内容の重いさ) mà bạn cần sử dụng kính ngữ cho đúng. Càng quan trọng và cần trang trọng thì càng cần dùng nhiều kính ngữ và khiêm nhường ngữ. Nội dung không quá quan trọng thì có thể dùng desu, masu (thể lịch sự) là được. Phức tạp quá nhỉ?

Nói vậy chứ Tỳ tin là ban đầu thì ai cũng thấy mệt thật, nhưng rồi làm nhiều sẽ quen. Bởi, quanh đi quẩn lại thì viết email tiếng Nhật cũng chỉ có ngần ấy quy tắc, dông dài mào đầu (vào đề) cũng chỉ có ngần đấy cách, kính ngữ dùng trong email cũng thường chỉ có ngần đấy câu hay dùng… Viết nhiều ắt sẽ quen.

Cấu trúc một email tiếng Nhật chuẩn business của người Nhật

Nội dung 1 email tiếng Nhật gồm các phần:

Phần 1: gọi là 前置き(まえおき) hay 書き出し(かきだし), tức là phần mào đầu, lời mở đầu “bức mail”

Phần 2: gọi là 本文(ほんぶん), phần nội dung chính

Phần 3: cũng là phần cuối, 結び(むすび) (từ này còn có nghĩa là “buộc lại, thắt lại”)

Sau phần 3 còn có 1 đoạn gọi là phần chữ ký ( 署名 – しょめい)

Cách viết email tiếng Nhật chuẩn business

Tiêu đề email tiếng Nhật – Viết thế nào?

Tương tự như các email khác gửi bất kỳ người nào trong công việc, bạn cần phải tóm lược nội dung email mình gửi trong một câu tiêu đề email. Tiêu đề email cần ngắn gọn, dễ hiểu và cụ thể về thời gian, có kèm từ mang tính nhắc nhở về độ gấp, độ quan trọng nếu cần thiết.

Để viết về Việt Nam hay dùng từ “Về việc ~” (V/v), ở Nhật thì dùng ~の件(けん). Tuỳ thuộc vào nội dung email mà bạn thêm danh từ thích hợp sau từ “の”. Ví dụ, thông báo về việc A vào ngày XXX thì là XXXにAのお知らせ, xin lỗi/cảm ơn về điều gì thì viết ~のお詫び/~の御礼, yêu cầu xác nhận cái gì đó thì là ~の確認, thư mời dự sự kiện thì là ~ご案内, nhờ vả về XYZ thì XYZのお願い…

Cũng có lúc, bạn có công việc cần đối tác trả lời gấp, hoặc muốn nhấn mạnh vào tính quan trọng của bức thư để người nhận ưu tiên xử lý email của mình trước, bạn có thể thêm một số tiền tố như sau vào trước tiêu đề email của mình:

至し急(しきゅう): GẤP

重要(じゅうよう): QUAN TRỌNG

社外秘(しゃがいひ): NỘI BỘ (THÔNG TIN MẬT)

業務外(ぎょうむがい): CÁ NHÂN/RIÊNG TƯ

再送(さいそう): GỬI LẠI

回答(かいとう): HỒI ĐÁP

Cách viết phần mở đầu email thế nào?

Mở đầu email sẽ là phần chào hỏi, xưng tên, đưa đẩy để chuẩn bị “vào vấn đề chính” ở phần dưới. Thứ tự của từng việc một sẽ là:

宛先(あてさき) – chào hỏi, liệt kê các thành phần tên người nhận, chức vụ, phòng ban, công ty

送信者(そうしんしゃ) – xưng tên người gửi (là bạn đó!). Tuy nhiên nếu gửi cho người quen thì bạn có thể lược bớt phần này. Bởi, biết rồi mắc gì nhắc lại 😀

Hồi mới gửi mail cho khách Nhật, mình cứ nghĩ đơn giản họ viết gì mình bắt chước nấy mà không hiểu là họ chỉ xưng tên trong 1 vài lần đầu gửi mail. Thế là các mail sau mail nào mình cũng chào rồi “Tỳ đẹt xừ” mà không nhận ra như vậy là quá rập khuôn.

Thường các câu dùng trong phần này sẽ là những câu nói về tình hình thời tiết, mùa xuân-hạ-thu-đông kiểu “trong những ngày xuân ấm áp này…” hoặc “thời tiết vào thu dễ chịu…”, hoặc là câu nói hỏi thăm tình hình sức khoẻ, cảm ơn/cáo lỗi khách sáo…

Cách viết email tiếng Nhật: nội dung chính của email

Cuối đoạn nội dung chính của email, bạn nên nhắc lại một lần nữa mong muốn của mình và ghi rõ bạn mong muốn đối phương làm gì (phản hồi lại, xác nhận lại, gửi gì đó… sau khi đọc email). Đây chính là phần “buộc lại” (結び – túm cái váy!) trong mail đó.

Vậy là coi như xong nhiệm vụ rồi (viết xong cái mail tới đây nhìn đồng hồ thấy Trái Đất đã quay được một vòng xung quanh nó, ahihi)!

では、

Ibaraki Doujiより

Cách Viết Email Bằng Tiếng Nhật / 2023

Cách viết email bằng tiếng Nhật. Nếu làm việc tại 1 doanh nghiệp Nhật hoặc tại 1 doanh nghiệp sử dụng tiếng Nhật, chắc chắn bạn sẽ phải viết email bằng tiếng Nhật. Ngoài ra, khi nộp thư ứng tuyển vào một doanh nghiệp Nhật hoặc đọc email trong bài thi JLPT Bạn cũng cần biết về email tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng Nhật

1.宛名 – atena : người Nhận

Được viết vào ngay dòng đầu tiên của email

ABC 株式会社 (ABC kabushiki kaisha) – Tên công ty hoặc tổ chức. Không nên lược bỏ loại hình công ty : cổ phần, hữu hạn.

代表取締役 (daihyou torishime yaku) – Tên chức vụ, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này. Tham khảo : tên các chức danh bằng tiếng Nhật

平野友朗様 – Tên đầy đủ cộng với 様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên đôi khi (ví dụ không biết tên đầy đủ) bạn viết họ + 様 cũng vẫn Ok.

Khi giao thiệp giữa 2 bên đã khá thân thuộc, chúng ta có thể bỏ phần tên doanh nghiệp (tổ chức) và chức vụ. Chỉ cần tên đầy đủ hoặc họ + 様 là được. Khi đã rất thân và muốn gần gũi hơn thì cũng có trường hợp thay 様 bằng さん.

Ví dụ :

ご無沙汰しております gobusata shite orimasu Đã lâu không gặp

先日は、ありがとうございました seinjitsu ha, arigatou gozaimashita Cảm ơn anh/chị về việc ngày hôm qua

早速のご連絡ありがとうございます sassoku no gorenraku arigatou gozaimasu Cảm ơn anh chị đã liên lạc sớm

Đối với liên lạc ngoài công ty thì những câu chào hỏi rất hay được sử dụng là :

お世話になっております osewa ni natte orimasu Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi

Hoặc lịch sự hơn nữa :

いつも大変お世話になっております itsumo taihen osewa ni natte orimasu cảm ơn vì anh chị đã luôn luôn giúp đỡ tôi

Với trường hợp lần đầu liên lạc, thay vì sử dụng 2 câu trên, chúng ta nên dùng

お世話になります osewa ni narimasu Rất mong anh chị giúp đỡ.

Với liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, câu chào hỏi hay được sử dụng là :

お疲れ様です otsukare sama desu anh/chị đã vất vả quá.

Tiếp theo bạn sẽ viết tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của mình, giống như phần người Nhận (tất nhiên là không dùng 様 với bản thân mình). Các bạn có thể dùng cấu trúc : chức vụ ~をしております、Tên đầy đủ と申します. Cũng có người nghĩ rằng tên người gửi đã được thể hiện trên mail, tuy nhiên không phải lúc nào trình duyệt cũng thể hiện tên của bạn đúng.

Hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, phần thông tin người gửi của mail có thể không được hiển thị. Bởi vậy để cho mail tiến triển thuận lợi, bạn nên xưng danh của mình để đối phương nắm được khái lược đối tượng mà mình đang giao dịch email

Sau phần chào hỏi và xưng danh, phần tiếp theo là lúc đi vào nội dung chính của mail. Trong phần này, bạn hãy nêu khái lược nội dung, mục đích của mail để người Nhận định hình được nội dung cơ bản. Một số câu ví dụ có thể dùng :

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi xin trao đổi về lịch trình họp (trao đổi)

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi viết mail này để thể hiện sự cảm ơn anh/chị về việc hôm trước

… についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên lạc để xin lỗi về việc …

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi xin liên lạc để xác nhận nội dung báo giá.

Trường hợp cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các câu như :

「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Thật phiền anh, nhưng nhờ anh xác nhận giúp

「お返事をお待ちしております」Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị

Trong phần này bạn hãy giải thích chi tiết nội dung mà mình muốn truyền đạt, chúng ta muốn đối phương làm cho mình điều gì. Quan trọng trong phần này là giải thích dễ hiểu, không nên quá cầu kỳ. Sử dụng kính ngữ là quan trọng, tuy nhiên nếu bạn không rõ kính ngữ trong phần đó, hãy dùng thể trang trọng (ます) để ưu tiên trình bày đúng nội dung muốn truyền đạt.

Trong phần này, các bạn có thể sử dụng dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung được rõ ràng. Ví dụ :

内容 ビジネスメールコミュニケーション講座 naiyou bijinesu me-ru komyunikeishon kouza Nội dung : Bài giảng giao tiếp kinh doanh

日時 2019年2月22日(金) jitsuji 2019 nen 2 gatsu 22 nichi (kin) Thời gian : Ngày 22 tháng 2 năm 2019 (thứ 6)

場所 株式会社アイ・コミュニケーション Basho babushiki kaisha ai-comyuni ke-shon Địa điểm : Công ty cổ phần AI communication

対象 新入社員もしくは研修担当者 taisou shinnyushain moshikuha kenshuu tantousha Đối tượng : Nhân viên mới gia nhập công ty hoặc người phụ trách đào tạo

参加費 8,640円(税込) sankahi 8640 en (zeikomi) Chi phí tham dự : 8640 yên (giá đã bao gồm thuế)

Sau khi đã nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên dùng 1 số câu chào kết thúc, ví dụ như :

今後ともよろしくお願いいたします。 kongotomo yoroshiku onegai itashimasu Sau này cũng rất mong anh chị giúp đỡ

ご検討の程、よろしくお願いいたします。 gokentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu Rất mong anh chị xem xét

引き続きよろしくお願いいたします。 hikitsuduki yoroshiku onegai itashimasu Rất mong anh chị tiếp tục (công việc)

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. gokyouryoku itadakemasuyou, yoroshiku onegai itashimasu Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía anh chị.

Kết thúc mail bạn có thể ký tên bằng cách ghi lại tên mình hoặc có thể cài đặt để có chữ ký điện tử bao gồm :

会社名 (kaishamei) : tên công ty、部署名 (bushomei ) : Tên phòng ban

名前 Tên (nếu tên khó đọc nên có phiên âm)

郵便番号 (yuubin bangou)、住所 (juusho)、ビル・建物名 (tatemonomei) Mã bưu điện , địa chỉ, tên tòa Nhà

電話番号 (denwa bangou) : số điện thoại

ファクス番号 (fakusu bangou ) : số Fax

メールアドレス : địa chỉ email

URL : Địa chỉ website công ty.

Những thông tin trên sẽ giúp đối tác tiện lợi trong việc liên lạc lại với bạn, nhất là trong tình huống khẩn cấp.

Mẫu email bằng tiếng nhật :

件名:kenmei : Tiêu đề mail

「◇◇」お打ち合わせ日程のご相談 …. uchiawase nittei no go soudan Trao đổi về lịch trình thực hiện …

株式会社○○○○ kabushiki kaisha … Côngtycổphần…

鈴木様 suzuki sama Ngài Suzuki

お世話になっております。 osewa ni natte orimasu Cảm ơn Ngài đã luôn giúp đỡ

△△△△の高橋です。 … no takahashi desu

Tôi là Takahashi thuộc … (phòng ban, công ty)

このたびは弊社の新サービス「◇◇」について お問い合わせいただきありがとうございます。 kono tabi ha hesha no shin sa-bisu ” … ” ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu.

Nhân dịp này, tôi xin được cảm ơn Ngài đã có chúng tôi có cơ hội trao đổi về dịch vụ mới của công ty chúng tôi ” ….”

早速ですが、お打ち合わせに伺います。 sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau Hơi đường đột, nhưng tôi xin phép được hỏi về nội dung trao đổi

サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。 sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu Chúng tôi hi vọng Ngài tạo cho cơ hội để giới thiệu về nội dung chi tiết cũng như hiệu quả khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi

今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。 kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka

■日時 jitsuji : Ngày giờ

2月20日(火)11時~15時 : Ngày 20/2 (thứ 3) 11h ~ 15h

2月22日(木)13時~18時 : Ngày 22/2 (thứ 5) : 13h ~ 18h

2月26日(月)10時~16時 : Ngày 26/2 (thứ 2) : 10h ~ 16h

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。 ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu Về thời lượng (trai đổi), chúng tôi xin được trao đổi trong 1 giờ

こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。 kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka Nếu lịch trình của chúng tôi không phù hợp với Ngài, chúng tôi sẽ tiến hành điều chỉnh. Khi đó, xin ngài vui lòng gửi cho chúng tôi 1 số ngày dự phòng phù hợp với Ngài.

■場所 basho : Địa điểm

貴社へ伺います。 kisha he ukagaimasu Chúng tôi sẽ tới công ty Ngài

当日、弊社からは私が1名で伺います。 toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu Hôm đó công ty chúng tôi sẽ có mình tôi tới công ty Ngài

よろしくお願いいたします。 yoroshiku onegai itashimasu

署名省略 shomei shouryaku : Tên giản lược

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Từ A / 2023

Cấu trúc của một email thông thường

Greeting – Chào hỏi

Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.

Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.

Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…

Signing of – Chào kết thư

Cách viết email công việc bằng tiếng Anh

Greeting – Chào hỏi

Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc gửi lời chào và cách xưng hô với người nhận email. Tiêu chuẩn một email là phải có “Dear” ở đầu thư. Nếu có thể, bạn nên đính kèm với tên người nhận. Ví dụ như: Dear Mr.A/ Mrs A/ Miss A. Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn, Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không biết tên người nhận thì nên sử dụng lời chào với mẫu ” Dear Sir/ Madam “. Tuy nhiên, nên hạn chế dùng mẫu câu này để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận email. Đây cũng là lưu ý quan trọng đầu tiên khi viết email tiếng Anh .

Nếu người nhận là người nước ngoài thì bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là James Wilson , hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Wilson Còn khi người nhận là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear chúng tôi Hoang Anh or Dear Mrs.Hoang Anh

Hãy cảm ơn người nhận email.

Đối tượng bạn muốn gửi đến là cấp trên, khách hàng hay nhà tuyển dụng? Dù là ai đi chăng nữa thì dòng cảm ơn đầu thư sẽ thể hiện được thiện ý của bạn. Hơn nữa, người nhận cũng cảm thấy thiện cảm và dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần sau. Điều này còn giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Bạn có thể tham khảo câu sau:

Introduction – Giới thiệu

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó, ví dụ: Khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, có thể viết là: “Thanks for contacting Beta Media”. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: “I am very happy to receive your email”.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm cho người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Main point – Nội dung chính

Making a request/ asking for information – Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin Complaining – Phàn nàn Apologizing – Thư xin lỗi Attaching files – Đính kèm tệp

Concluding sentence – Kết thúc

Hãy kết thúc email bằng một câu thể hiện thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Câu văn đó có thể thúc đẩy người đọc hành động hay chỉ đơn giản là kết thúc cuộc trò chuyện.

Signing of

Tránh dùng “Best wishes”, “Cheers”, “Regards”, “Bye” trong công việc, nếu bạn không muốn bị đánh giá là thiếu tinh tế. Bạn chỉ nên dùng chúng với những người bạn thân khi viết thư hỏi thăm nhau.

Cách viết email tiếng Anh cho bạn bè/ người quen

Greeting – Chào hỏi

Tương tự như với email công việc, bạn hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi. Ví dụ: Hi Mary/ Hello Mary/ Dear Mary.

Giống như phần trên, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức thư.

Nhưng nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy sử dụng câu “Thanks for your email, it was wonderful to hear from you.” (Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn).

Main point – Nội dung chính

Một số nội dung phổ biến khác.

Making a request/ asking for information – Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin Complaining – Phàn nàn Apologizing – Thư xin lỗi Attaching files – Tệp đính kèm

Concluding sentence – Kết thúc

Cũng như trong email công việc, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm:

Signing of

Cuối cùng là kết thúc thư bằng một số từ sau và ký tên của bạn:

Lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Giữ nội dung email ngắn gọn

Một email thể hiện sự chuyên nghiệp không nên quá dài. Vì không phải ai cũng có nhiều thời gian để đọc hết một email nhiều chữ và rối rắm. Hơn nữa, đôi khi người nhận cảm thấy nội dung quá nhiều, họ có thể sẽ chỉ đọc lướt.

Dành thời gian để đọc lại và chỉnh sửa

Trước khi gửi đi, bạn cần một bước nữa cũng quan trọng không kém, đó là đọc lại và chỉnh sửa những lỗi sai (nếu có).

Theo đó, hãy rà soát lại và đảm bảo rằng nội dung thực sự ngắn gọn và dễ hiểu. Hãy chắc chắn rằng bạn viết đúng tên người nhận ở đầu thư. Cũng nên xem xét lại mục đích mà bạn đề cập không quá đột ngột và thể hiện được sự chân thành và thiện ý của mình.

Sau khi hoàn tất các bước, kiểm tra lại lần nữa địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Sau đó nhấn gửi và đợi phản hồi từ người nhận.

Viết email bằng tiếng Anh dễ dàng hơn cùng YOLA

Để nâng cao các kỹ năng tiếng Anh và chạm gần hơn đến ước mơ của mình, trung tâm Anh ngữ YOLA sẽ là người đồng hành đáng tin cậy của bạn.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Cách Viết Business Email Bằng Tiếng Nhật / 2023 trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!