Cập nhật nội dung chi tiết về Cách Viết Email Theo Chuẩn, Chuyên Nghiệp mới nhất trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Cùng Inf Mã Bưu Điện xem bài viết Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp
Có một vấn đề dường như hầu hết mọi người đều đang “chết đuối” trong Email bởi bạn biết đấy tất cả email đều rất dễ bị hiểu nhầm, theo nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy 64% người đã gửi hoặc nhận một email gây khó chịu và hiểu sai, khiến vấn đề đi sai ngoài ý muốn, bởi vậy điều quan trọng là phải viết email một cách rõ ràng và chính xác.
Bây giờ, chúng tôi sẽ giúp bạn viết Email chuyên nghiệp giúp bạn có cái nhìn tổng quát cũng như định hướng được phong cách viết Email phù hợp với mục đích rõ ràng.
1. Suy nghĩ trước khi viết.
Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống viết Email, hãy dành một vài giây để tự hỏi: “Tại sao tôi gửi thư này? Tôi cần gì từ người nhận”. Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này thì bạn không nên gửi email. Viết email mà không biết những gì mình cần thì quả thực rất lãng phí thời gian.
Đây cũng là thời điểm tốt để bạn trả lời cho câu hỏi: “Email này có cần thiết hay không?.” Bởi nếu công việc của bạn đang trong trường hợp khẩn cấp, hoặc đang cố gắng giải quyết một vấn đề của một ai đó hoặc giải thích một vấn đề, quy trình nào đó thì không nên viết email mà hãy gọi điện trực tiếp, gặp mặt nhau để giải quyết.
2. Đặt tiêu đề cho email (subject).
Trong phần này rất quan trọng để cho người nhận biết vấn đề bạn muốn thông báo đến họ và ngay lập tức thu hút ánh nhìn Email của bạn đầu tiên trong danh sách hàng trăm thư gửi đến cho họ, nếu không thì email của bạn sẽ bị lướt qua, xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra hoặc nghĩ rằng email rác và ko quan trọng.
Chú ý rằng cần lựa chọn kĩ từ ngữ để thông báo cho người nhận bao quát được emial mà bạn gửi đến. Nếu Email là báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi ngày tháng năm gửi trong tiêu đề Email. Đặc biệt không được để trống tiêu đề Email. Tiêu đề Email phải rõ ràng , viết Tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và người nhận không đọc được thư.
3. Lời mở đầu trong nội dung email.
Luôn mở đầu Email bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear Sir/Madam”. Tùy vào mức độ của mối quan hệ bạn nên có cách chào thích hợp.
4. Nội dung chính trong email.
Khi soạn một email theo chuẩn, điều bạn cần làm là định dạng và sử dụng font chữ phù hợp, không nên viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Bên cạnh đó, dấu mà bạn sử dụng cũng phải đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn theo quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản, thường thì rất nhiều người mắc phải lỗi này tuy rằng đây là một yêu cầu tối thiểu cụ thể như sau:
+ Đầu dòng viết hoa chữ cái đầu tiên, viết hoa chữ không phải viết in hoa.
+ Tất cả các dấu câu viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
+ Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa (tên riêng, địa danh) phải viết hoa.
+ Viết đủ ý rồi chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
+ Không nên viết thành một đoạn dài mà nên cách dòng chia doạn ra thành từng ý nhỏ.
+ Không nên sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để nhấn mạnh bởi sẽ khiến cho Email của bạn kém chuyên nghiệp.
+ Dành ra chút thời gian để soát lỗi chính tả, sai các dấu cơ bản và cấu trúc của câu.
Lưu ý: cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, in đậm những thông tin cần thiết, quan trọng, nội dung dễ hiểu, ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận. Khuyến cáo dùng những câu hỏi mang tính khiếm nhã, xúc phạm châm biếm hay khiêu khích.
5. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin.
Dù là Email như thế nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, hãy nhớ chỉ nên gửi file không quá 100Kb. Hiện nay thì bạn có thể tải những file đó lên internet qua Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email.
6. Phần cuối thư.
Trước khi kết thúc Email của bạn, hãy lịch sự cảm ơn người nhận. Bạn có thể bắt đầu với: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hợp tác của anh/chị” hoặc “Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc” và sau đó tiếp tục “Nếu bạn có bất kì câu hỏi và thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết” và “Tôi mong chờ ý kiến phản hồi từ anh/chị.”
Kết thúc Email là một câu ngắn gọn “trân trọng” hoặc “Cảm ơn” thể hiện sự tôn trọng người nhận.
7. Chữ kí.
Phần này cũng tương đối quan trọng nhưng khá nhiều người bỏ qua và chưa tận dụng được chúng. Trong phần chữ kí Email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận có thể liên lạc trực tiếp với bạn khi cần. Thông tin đó là: họ tên, địa chỉ eail, outlook, skype,… số điện thoại, địa chỉ…
8. Đọc lại toàn bộ email một lần nữa.
Đọc lại email của bạn lần cuối, rà soát lỗi chính tả, cách dùng từ ngữ bởi nếu có bất cứ sự mơ hồ nào không hiểu, họ sẽ không trả lời email của bạn.
Nguồn: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp – thuthuatphanmem.vn
Từ Khóa: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp , Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp , Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp
Hướng Dẫn Viết Email Ứng Tuyển Chuẩn Chuyên Nghiệp
Gửi email xin việc trở thành hình thức ứng tuyển thông dụng nhất hiện nay nhờ tính nhanh gọn, tiện dụng. Điều này đặt ra yêu cầu mỗi ứng viên cần biết cách soạn email xin việc chuyên nghiệp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy đâu là cách viết email ứng tuyển chuẩn chuyên nghiệp.
Dòng tiêu đề (Subject Line)
Dòng tiêu đề của email (Subject Line) là một trong những phần quan trọng trong email của bạn gửi tới. Nội dung email bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề này. Nếu bỏ trống thì email của bạn có thể đi vào Spam hoặc bị xóa; và thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn. Đây là một nguyên tắc cơ bản trong khi viết email ứng tuyển nhưng thường bị các ứng viên đặc biệt là những người lần đầu đi xin việc bỏ qua
Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí; hãy chắc chắn bạn bao gồm công việc bạn ứng tuyển ở dòng tiêu đề. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rõ vị trí bạn đang quan tâm. Khi bạn càng cụ thể về điều này thì email của bạn càng có cơ hội được xem cao hơn.
Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn đặt tiêu đề email theo cú pháp họ đắt ra nhưng nếu nhà tuyển dụng không đề cập tới, bạn có thể có một số cách viết tiêu đề email xin việc như sau:
Nội dung email
Rất nhiều bạn thắc mắc về cách viết thư ứng tuyển qua email hay chính là phần nội dung email đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường chưa biết phải viết email xin việc ra sao để “lấy lòng” nhà tuyển dụng . Trong phần nội dung email, các bạn sẽ trình bày ngắn gọn giới thiệu sơ qua về bản thân mình, vị trí mong muốn ứng tuyển.
Mở đầu email, nếu bạn đã có tên của người liên lạc cụ thể; hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,). Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới; bạn có thể viết Dear Hiring Manager. Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp.
Khi bạn ứng tuyển một vị trí công việc qua email; nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung email hoặc viết phần thân của thư xin việc. Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word.
Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển; hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích viết của email là gì.
Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn; không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. Phần đầu thư là phần chào hỏi; kết thúc thư là ký tên của mình. Ví dụ: Nếu bạn gửi email cho công ty nước ngoài thì cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ có phần kết thúc như sau:
Many thanks and best regards,
Hoặc nếu bạn gửi email cho nhà tuyển dụng trong nước thì bạn chỉ cần viết đơn giản:
Chữ ký email (email signature)
Chữ ký là một trong những phần quan trọng khi viết email ứng tuyển . Chữ ký giúp người đọc mail biết bạn là ai và giúp họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Một email signature được đặt ở cuối mỗi email và bao gồm tên; địa chỉ; email; số điện thoại để người tuyển dụng có thể thấy để dễ dàng liên lạc với bạn.
Kéo xuống ở mục Signature
Gõ phần chữ ký ở text bao gồm họ tên; địa chỉ; email; số điện thoại; địa chỉ linkedin(nếu có). Hoặc họ tên; ngành học; trường học; email; số điện thoại. Họ tên, email, số điện thoại là phần quan trọng không thể thiếu để giúp người nhận mail có thể biết bạn là ai và dễ dàng liên lạc lại với bạn. Email Signature tốt nhất không nên quá 5 dòng. Ví dụ:
Nguyễn Văn A
Có thể format hoặc chèn thêm hình ảnh ở thanh công cụ ngay trên phần text lúc tạo chữ ký.
Có thể add một quote yêu thích của bạn nếu muốn
Tích vào ô: “Insert this signature before quoted text in replies and remove the “-” line that precedes it” ở ngay dưới phần text để phần chữ ký hiển thị bên dưới nội dung trả lời mới nhất. Nếu không tích vào ô này phần chữ ký sẽ nằm bên dưới nội dung email cũ mà bạn trả lời; bạn sẽ lại phải mất công copy và paste lại. Do vậy hãy tích vào ô này để người nhận có thể phân biệt được đâu là chữ ký của bạn và đâu là chữ ký thư của người khác.
Cách đặt tên file
Khi bạn gửi email ứng tuyển; tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì. Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn. Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến; nếu chỉ đặt như thế họ sẽ khó biết đó là cover letter letter hay CV của ai. Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt có cả tên nội dung file và tên của bạn. Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A; CV Marketing_Nguyễn Văn A
Kiểm tra trước khi gửi
Tốt nhất bạn nên gửi cho chính bạn trước để kiểm tra lại format và nội dung; đọc lại và kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi chính thức cho nhà tuyển dụng.
Cuối cùng, bạn nhớ là đặt nick email của bạn thật nghiêm túc; tránh những nick name như cobedethuong@gmail.com, hoamattroi@gmail.com .
Viết email ứng tuyển không phải là một việc quá phức tạp nhưng bạn vẫn cần lưu ý một số nguyên tắc như đã nêu ở trên. Có một email xin ứng tuyển đúng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội trúng tuyển. Trước khi bắt tay vào viết email ứng tuyển, bạn cần tìm một công việc phù hợp trước. Mời bạn tham khảo các công việc uy tín, chất lượng tại .
Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp
1. Tiêu đề email:
2. Địa chỉ email:
3. Gửi cho ai thì chào người đó:
Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:
Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.
Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.
5. Cách trình bày email:
Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.
Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…
Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.
Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.
6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:
Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…
7. Chữ ký cuối thư (signature):
Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:
Thanks and best regards,
Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:
Lời cảm ơn
Tên khoa/ngành/trường học
Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân
Email:
Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng
Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc ( Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.
9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”
Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.
10. Không có gì là bí mật
Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
Các loại Email bằng tiếng Anh bạn nên biết:
Viết một Email bằng tiếng Anh chuyên ngiệp bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)
1. Mở đầu
Đối với bất kỳ cách viết Email bằng tiếng Anh nào cả Formal và Informal thì phần mở đầu cũng bắt đầu với một lời chào
Với Formal Email bạn nên bắt đầu với Dear:
Dear Mr John Dear Mrs Jenny….
Với Informal Email bởi vì gửi cho những người thân thiết, bạn có thể bắt đầu
Hi/ Hello John
2. Thân bài
Nếu bạn đang viết Email trả lời cho ai đó, ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết Email hồi đáp, bạn có thể bắt đầu “Thanks for contacting Asus Company”.
Hoặc công ty mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại Email để xác nhận một số thông tin của bạn “I am very happy to receive your Email”
Việc bạn cảm ơn hoặc nói tôi rất vui khi nhận được Email của bạn làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn.
Một điều nữa để viết nội dung Email bằng tiếng Anh hiệu quả đó là đi vào mục đích chính của Email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của Email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người thường muốn đọc Email một cách nhanh chóng bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. – Nếu bạn là người chủ động viết Email, thì không cần có các dòng cảm ơn, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau: * I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces bạn) * I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January
3. Kết bài
Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu thông dụng sau:
Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn) Thank you for your consideration (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)
Kèm câu gợi mở:
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
I look forward to hearing from you (Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)
Phần cuối cùng trong cách viết Email bằng tiếng Anh đó là “Signing off” bao gồm họ tên người gửi và dòng chữ đi kèm như sau: Lưu ý:
Cách viết một email bằng tiếng anh cần tránh những lỗi gì?
Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
Không sử dụng tiếng lóng.
Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”.
Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (lời khuyên).
Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu.
Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)
Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Cách Viết Email Theo Chuẩn, Chuyên Nghiệp trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!