Đề Xuất 1/2023 # 11 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả # Top 3 Like | Hanoisoundstuff.com

Đề Xuất 1/2023 # 11 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả # Top 3 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về 11 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả mới nhất trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Quy trình quản lý là gì? Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả?

Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các rủi ro cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục.

“85% vấn đề trong tổ chức là do hệ thống”

CÁC NỘI DUNG CẦN XÁC ĐỊNH KHI LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình.

Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn?

Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình làm việc.

Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, không gian, lĩnh vực…

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

6. Xác định người thực hiện.

Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.

Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…

Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?

Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.

Test trong quá trình thực hiện.

Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.

Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

Video hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc khóa học kế toán trưởng thực thụ tại Học viện Taca

Header – Footer: Logo, tên tài liệu – Ngày ban hành, số trang

Trang bìa: Tên Công ty, logo, tên quy trình mã số quy trình, lần/ngày ban hành, lần/ngày sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người kiểm tra, xem xét, phê duyệt…

Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu: Mục chỉnh sửa/trang chỉnh sửa, nội dung cũ, nội dung mới, ngày sửa đổi, xem xét, phê duyệt

Phần nội dung chính của tài liệu gồm:

Nội dung: chủ yếu là vẽ và diễn giải lưu đồ

Tài liệu tham khảo.

Biểu mẫu kèm theo.

Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan trọng nhất của hệ thống quản lý.

Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ sơ.

Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt quy trình làm việc trước khi ban hành.

Xem xét, cập nhật quy trình khi cần thiết.

Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của quy trình

Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các quy trình cũ đã hết thời hạn áp dụng, đảm bảo quy trình hiện có tại các BP luôn là quy trình cập nhật nhất.

Đảm bảo quy trình thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.

Đảm bảo quy trình luôn rõ ràng, dễ nhận biết.

Đảm bảo việc phân phối quy trình được kiểm soát.

Học viện Taca luôn hy vọng và cam kết sẽ dành trọn trái tim của mình để tạo ra những Kế toán trưởng thực thụ mang lại giá trị thật sự cho doanh nghiệp, thông qua việc đào tạo, hỗ trợ và cung cấp thông tin số liệu phù hợp giúp đỡ các nhà lãnh đạo phản ứng linh hoạt trước những thay đổi trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Quan trọng nhất. Kế toán phải có giá trị, giá trị là điểm tựa cho sự coi trọng trong doanh nghiệp.

Taca- Kiến Tạo Sự Nghiệp!

Những lý do khiến hệ thống quy trình không hiệu quả Xây dựng hệ thống doanh nghiệp bắt đầu từ đâu? Xây dựng bộ máy tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Thiết kế hệ thống đo lường kế toán trong doanh nghiệp Quản trị nội bộ: những vấn đề cần lưu ý khi thay đổi hệ thống doanh nghiệp

Khám Phá 11 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Quy trình quản lý là gì? Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả?

Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các rủi ro cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục. “85% vấn đề trong tổ chức là do hệ thống”  

CÁC NỘI DUNG CẦN XÁC ĐỊNH KHI LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

1. Xác định nhu cầu.

Áp dụng tiêu chuẩn mới.

Tái cấu trúc.

Nâng cấp hệ thống.

Do yêu cầu của các cấp quản lý…

2. Xác định mục đích.

Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình.

Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn?

Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình làm việc.

3. Xác định phạm vi.

Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, không gian, lĩnh vực…

4. Xác định số bước công việc.

Không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.

Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.

Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?

Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì?

Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.

Phương pháp 5W+1H:

What? Là gì?

Why? Tại sao?

Who? Ai thực hiện…

When? Khi nào?

Where? Ở đâu?

How? Làm thế nào thực hiện.

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

Man: con người.

Money: Tài chính.

Machine: Máy móc.

Material: Nguyên vật liệu.

Method: Phương pháp làm việc.

5. Xác định các điểm kiểm soát.

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.

Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.

Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.

6. Xác định người thực hiện.

Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.

Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.

8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…

9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?

Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.

Test trong quá trình thực hiện.

Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

10. Mô tả/diễn giải các bước công việc.

Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.

Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?

Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.

Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

 

Video hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

Header – Footer: Logo, tên tài liệu – Ngày ban hành, số trang

Trang bìa: Tên Công ty, logo, tên quy trình mã số quy trình, lần/ngày ban hành, lần/ngày sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người kiểm tra, xem xét, phê duyệt…

Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu: Mục chỉnh sửa/trang chỉnh sửa, nội dung cũ, nội dung mới, ngày sửa đổi, xem xét, phê duyệt

Phần nội dung chính của tài liệu gồm:

Mục đích.

Phạm vi:

Định nghĩa:

Nội dung: chủ yếu là vẽ và diễn giải lưu đồ

Tài liệu tham khảo.

Biểu mẫu kèm theo.

Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan trọng nhất của hệ thống quản lý.

Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ sơ.

ÁP DỤNG, CẢI TIẾN VÀ KIỂM SOÁT

Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt quy trình làm việc trước khi ban hành.

Xem xét, cập nhật quy trình khi cần thiết.

Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của quy trình

Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các quy trình cũ đã hết thời hạn áp dụng, đảm bảo quy trình hiện có tại các BP luôn là quy trình cập nhật nhất.

Đảm bảo quy trình thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.

Đảm bảo quy trình luôn rõ ràng, dễ nhận biết.

Đảm bảo việc phân phối quy trình được kiểm soát.

Video hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc khóa học kế toán trưởng thực thụ tại Học viện Taca

Học viện Taca luôn hy vọng và cam kết sẽ dành trọn trái tim của mình để tạo ra những Kế toán trưởng thực thụ mang lại giá trị thật sự cho doanh nghiệp, thông qua việc đào tạo, hỗ trợ và cung cấp thông tin số liệu phù hợp giúp đỡ các nhà lãnh đạo phản ứng linh hoạt trước những thay đổi trong thị trường ngày càng cạnh tranh. Quan trọng nhất. Kế toán phải có giá trị, giá trị là điểm tựa cho sự coi trọng trong doanh nghiệp. Taca- Kiến Tạo Sự Nghiệp! Các bài viết chất lượng: Những lý do khiến hệ thống quy trình không hiệu quả Xây dựng hệ thống doanh nghiệp bắt đầu từ đâu? Xây dựng bộ máy tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Thiết kế hệ thống đo lường kế toán trong doanh nghiệp Quản trị nội bộ: những vấn đề cần lưu ý khi thay đổi hệ thống doanh nghiệp

Các Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Trong Doanh Nghiệp

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp là nhiệm vụ không hề dễ dàng của các nhà quản lý.

Xác định nhu cầu

Trước khi tiến hành xây dựng quy trình, nhà quản lý cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này. Nhu cầu này có thể xuất hiện từ phía nhà quản lý hoặc nhân viên:

Các bước xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Xác định mục đích

Xác định phạm vi

Ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình này? Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể? Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau.

Xác định các nội dung chính của quy trình

Hay nói cách khác là xây dựng quy trình làm việc này gồm bao nhiêu bước? Các bước cụ thể như thế nào? Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Quy trình gồm quá nhiều bước dễ gây sự rối loạn, khó kiểm soát trong khi quy trình quá ít bước đôi khi lại mô tả chưa rõ ràng.

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

Xác định các điểm kiểm soát mấu chốt

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.

Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.

Xác định người thực hiện

Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.

Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

Xác định các phương pháp kiểm soát công việc

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…

Quy trình làm việc hiệu quả

Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng quy trình làm việc vào thực tế, bạn cần có văn bản mô tả các bước thực hiện theo quy trình.

Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.

Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.

Cách Xây Dựng Danh Sách Email Marketing Hiệu Quả

Bạn có một danh sách email để gửi các chiến dịch email marketing của mình. Thế nhưng các chiến dịch của bạn có tỷ lệ mở thư thấp, lượng thư hỏng rất nhiều… Nguyên nhân do đâu? Bài viết này sẽ giúp bạn các cách để xây dựng được một danh sách email marketing hiệu quả. Tạo Form đăng ký nhận thông tin trên Website

Đây là cách xây dựng danh sách email marketing đơn giản nhất, bạn tạo một form để người truy cập vào website của bạn đăng ký nhận tin. Địa chỉ email và các thông tin về họ sẽ được lưu lại thành danh sách để nhận các email marketing sau này.

Những lưu ý khi đặt form đăng ký

– Form đăng ký nên đặt ở ví trí dễ quan sát, ngay tại trang chủ

– Form đơn giản nhất chỉ yêu cầu người dùng nhập vào địa chỉ email hoặc nhập thêm cả họ tên. Yêu cầu người dùng nhập nhiều thông tin bạn sẽ phân loại danh sách được chi tiết hơn nhưng có thể làm họ khó chịu, làm giảm người đăng ký. Bạn cần cân nhắc giữa 2 vấn đề này khi đặt một form đăng ký để xây dựng danh sách email marketing.

Kết nối Form đăng ký nhận tin trên website của bạn với phần mềm email marketing

Liệu khi một người nhận đăng ký nhận tin trên website, họ có ngay lập tức được thêm vào danh sách nhận tin không. Câu trả lời với nhiều website rất tiếc là KHÔNG. Bởi các trang web này chỉ lưu lại địa chỉ email của khách hàng, sau đó định kỳ, nhân viên phụ trách sẽ “copy” các địa chỉ email đã được lưu lại này và đưa vào phần mềm email marketing. Dùng cách thủ công như vậy có thể xảy ra các vấn đề sau:

1. Khách hàng vừa đăng ký nhận tin không thể nhận được ngay email mới nhất, họ phải chờ đợi một thời gian.

2. Sai sót có thể xảy ra trong quá trình “copy”, nhân viên của bạn bỏ sót địa chỉ của khách hàng. Khách hàng sẽ nghĩ gì khi đã đăng ký nhận tin mà vẫn không thấy email nào?

3. Tạo ra kẽ hở để lộ thông tin khách hàng của bạn trong quá trình “copy” đó.

Bạn hoàn toàn không cần thủ công như vậy, vì các phần mềm email marketing đều cho phép bạn thực hiện điều này theo một cách đơn giản và tự động. Tính năng này hoạt động như sau, phần mềm email marketing sẽ tạo ra một đoạn mã HTML để bạn đưa vào website của bạn. Khi có người đăng ký nhận tin trên website của bạn, địa chỉ email sẽ tự động được thêm vào phần mềm email marketing.

Bạn sẽ không bao giờ phải thao tác “copy” thủ công nữa. Với sự hỗ trợ của các dịch vụ và phần mềm email marketing như zetamail, việc xây dựng danh sách email marketing từ form đăng ký trở nên thuận tiện và chính xác hơn hẳn

Bạn đang đọc nội dung bài viết 11 Bước Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!