Đề Xuất 1/2023 # ?Cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp # Top 1 Like | Hanoisoundstuff.com

Đề Xuất 1/2023 # ?Cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp # Top 1 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về ?Cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp mới nhất trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Email bây giờ là một kênh giao tiếp và truyền thông phổ biến. Nhưng cách viết chung cho một email gần như chưa có. Đây là tập hợp những nguyên tắc phổ biến về cách viết email, tùy từng công ty sẽ có cách giao tiếp email riêng, không khó thực hiện, bạn làm dần dần cũng sẽ quen. Nếu được, bạn có thể tự rút ra những cách viết email tốt hơn và phù hợp ngữ cảnh. Hãy tham khảo các bước viết email như sau:

Bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này đã bị chặn rồi nên bạn yên tâm. Vấn đề là hãy nhớ có .vn hay không vì nhiều email phổ biến như yahoo hay bị lỗi này.

Một mẹo vặt để tránh gửi mail khi chưa xong nội dung. Là đừng vội địa chỉ Email của người nhận thư trước. Khi nào hoàn thành nội dung cần gửi, kiểm tra ổn cả rồi hãy điền địa chỉ email vào và gửi. Việc này nhầm tránh tình trạng vô tình nhấn gửi email khi chưa hoàn thành nội dung hoặc thiếu sót lỡ tay…..

CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có.

BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam.

Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Như là lời cảnh cáo nhân viên nhưng không cho người cảnh cáo biết là việc cảnh cáo sẽ được gửi cho ai, cũng là cách giữ thể diện cho người bị cảnh cáo.

3. Ghi tiêu đề mail ngắn gọn và không dùng ngôn ngữ nói

Trong các web email phổ biến như Google hay Yahoo hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail( Subject). Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp.

Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?

Chưa kể vài người dùng tiêu đề mail như một chương trình chat. Chỉ ghi nội dung ở tiêu đề, còn phần thư không để bất kỳ nội dung nào. Nếu trao đổi ngắn, nên dùng chương trình chat nội bộ hoặc các chương trình chat phổ biến ở công ty như: Skype, Mess Facebook, Hangout, Viber hoặc Zalo…

4. Nội dung luôn nhớ KISS

Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.

Nhớ có mở đầu nội dung chào hỏi, phần nội dung là trao đổi vấn đề cần nói, và phần kết thư là lời cám ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của mình. Sau phần cám ơn sẽ là một lời chúc.

5. Chèn tập tin đính kèm trước khi ghi nội dung

Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên vi phạm hoài.

Nhưng nói bạn mới cũng hơi oan, vì nhiều người dùng mail lâu năm vẫn hay mắc lỗi ngớ ngẩn này. Và đa phần là nhận ra điều này khi người nhận mail hỏi file đính kèm đâu?

6. Chữ ký Email

Hầu như tất cả các email hiện nay đều có phần cấu hình chữ ký cho Email. Thường là nằm ở trong phần Cài đặt (Setting)

Chữ ký thì cần có những thông tin như sau: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị công tác, địa chỉ,… để đối tác liên hệ khi cần. Có thể ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ:

Ví dụ

ĐT: 076xxxxxxxx

Email: ngoinhakienthuc@hotmail.com

Do Gmail là Email được dùng phổ biến nhất. Nên mình hướng dẫn nơi để đặt chữ ở đây:

Thêm hoặc thay đổi chữ ký Gmail

Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.

Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt(Hình bánh răng) Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt

Trong phần “Chữ ký”, hãy nhập nội dung chữ ký vào hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.

Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.

7. Tên địa chỉ email của bạn:

Nếu bạn dùng email công ty để gửi thì cái này không thay đổi được. Không có gì cần nói về địa chỉ email do công ty cấp.

Tuy nhiên, nếu bạn đang đang đi xin việc hay sử dụng 1 email miễn phí chẳng hạn thì nên lưu ý cái địa chỉ email của bạn tên thế nào.

Cụ thể:

Địa chỉ email có nghiêm túc thể người gửi là ai hay không? Bạn có dám dùng cái email thời trẻ trâu. Kiểu anhdeptrai@gmail.com để gửi mail xin việc không? Bạn dám gửi thì có chắc đã được nhà tuyển dụng họ để mắt không. Nhìn cái địa chỉ email nó không nghiêm túc.

Địa chỉ email là thứ rất quan trọng vì nó tạo ấn tượng cho người nhận thư. Biết được người gửi là ai. Thường cách tốt nhất là tạo địa chỉ email theo như họ tên. Nếu bị trùng lặp thì bạn có thể thêm số hay nghề nghiệp của bạn vào thêm.

Nên lựa chọn tạo địa chỉ email có dạng như sau:

tranvana@gmail.com

hoangvanthu@gmail.com

lythuongkiet@yahoo.com

tranhungdao2202@gmail.com

Tuyệt đối không lựa chọn những địa chỉ email có tên xì teen, trẻ trâu,… đọc vô là liên tưởng bạn không nghiêm túc hoặc là người còn đang độ tuổi teen. Chẳng hạn như cái địa chỉ email bên dưới:

hoangtumaulanh@yahoo.com

congchuabongbong@gmail.com

tuandeptrai@gmail.com

betraucute@gmail.com

…..

8. Kiểm tra chính tả

Nếu người nhận là 1 người khó tính. Họ sẽ thấy khó chịu với email có lỗi chính tả. Do đó bạn nên kiểm tra kỹ càng chỉnh sửa lại các lỗi chính tả trước khi gửi.

Việc này vừa giúp không gây khó chịu cho người nhận vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của email bạn là không có sai sót.

8 Nguyên Tắc Cơ Bản Để Viết Email Chuyên Nghiệp

Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng khi đi làm. Đáng tiếc, thời sinh viên ta hiếm khi được học kỹ năng này hoặc nếu có cũng không thực sự nhuần nhuyễn (một phần vì ta thường chỉ giao tiếp với bạn bè và ít khi trao đổi email chuyên nghiệp). Do đó, ta phải tự học hỏi và rút ra kinh nghiệm trong quá trình đi làm. Trong bài viết này, mình xin chia sẻ với các bạn một số nguyên tắc căn bản về cách viết email chuyên nghiệp.

1. Email luôn phải có tiêu đề

Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email

Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017

2. Trình bày gọn gàng và đầy đủ

Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:

Lời chào

Nội dung chính

Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên

Ví dụ:

Hi Anh/Chị [tên],

Nội dung chính 1

Nội dung chính 2

Trân trọng/Thân mến,

Hải Đăng

a. Với lời chào bạn cần nêu rõ là chào ai? Nếu giả sử trong email bạn có bao gồm nhiều hơn một người thì có thể là “Chào mọi người”. Trong trường hợp có nhiều người và mỗi người bạn muốn nói một thông điệp thì bạn có thể viết như sau:

Hi anh Đăng,

Nội dung chính

Hi anh Phát,

Nội dung chính

Em cảm ơn hai anh,

Bích Tuyền

b. Với nội dung chính, bạn không nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách dòng ra thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một ý để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn.

c. Luôn luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Để biết thêm về nguyên tắc sử dụng dấu câu, các bạn có thể tìm kiếm trên mạng.

3. Viết sao cho dễ hiểu nhất

Trước giờ đi làm Đăng vẫn luôn tâm niệm: “Việc của mình là làm cho việc của sếp mình dễ dàng hơn.” Tương tự, các bạn cũng có thể suy nghĩ: “Việc của mình là làm cho việc của đồng đội mình dễ dàng hơn.”

Nghĩa là khi viết email, các bạn hãy luôn suy nghĩ liệu email mình viết đã đủ thông tin để người đối diện hiểu hay chưa? Bạn có thể cân nhắc một số yếu tố sau đây:

Người sẽ nhận email có xu hướng N hay S (2 xu hướng trong phân loại tính cách MBTI. Nếu bạn chưa rõ, mời tham khảo khóa học Biết Người Biết Ta Với MBTI)? Người có xu hướng S chắc chắn sẽ thích đọc một cái email rõ ràng, cụ thể, chi tiết, có số liệu, có hướng giải quyết cụ thể. Người có xu hướng N cần đọc một email mà nó phải đi thẳng vào vấn đề chính, tránh vòng vo tam quốc dài dòng.

Người nhận email đã nắm được các thông tin trước đó chưa? Ví dụ như bạn T muốn nhờ chị H ở phòng Xuất bản hỗ trợ biên tập nội dung dịch thuật thì phải viết rõ mong muốn của mình, lý do tại sao lại nhờ phòng Xuất bản, hướng giải pháp là gì… vì trước đó chị H không nắm đầy đủ thông tin mà chỉ nắm sơ bộ mà thôi (vì hai phòng ban khác nhau). Khi ta viết rõ ra như vậy, người nhận email sẽ rất dễ ra quyết định và sẽ đẩy nhanh được tiến độ công việc.

Trình bày qua email liệu có trực quan hơn một hình thức khác hay không? Đôi khi email không giải quyết được hết các nhu cầu giao tiếp của mình nên các bạn có thể cân nhắc đính kèm file word, excel, power point… tùy bạn. Miễn sao người kia hiểu vấn đề dễ dàng hơn là được.

Ví dụ về một email chưa đạt chuẩn:

Bạn có thể thấy, email trên sai cấu trúc, mắc lỗi viết hoa/viết thường, không đề cập đủ thông tin chi tiết về những gì T đã làm và những gì cần chị H hỗ trợ.

Còn đây là email đã được viết lại cho đúng chuẩn:

4. “Keep everyone in the loop”

Ví dụ: T nhờ chị H hỗ trợ biên tập nhưng vẫn CC cho sếp của T để sếp nắm tình hình.

5. Dùng email khi cần trao đổi thông tin quan trọng

Chúng ta có nhiều kênh giao tiếp khác nhau như Slack, Skype, nói trực tiếp… Tuy nhiên, với những thông tin quan trọng thì bắt buộc các bạn phải gửi bằng email. Lý do là để tránh sự thất lạc thông tin và dễ dàng hơn trong việc tra cứu thông tin.

Các bạn không nên dùng các ứng dụng chat trực tuyến như Slack, Skype, v.v… để gửi các thông tin quan trọng. Có nhiều lý do khác nhau như ứng dụng sẽ tự động xóa tin khi đạt giới hạn, người nhận thông tin có thể không thường xuyên kiểm tra những ứng dụng này… Cách tốt nhất là bạn nên giao tiếp các thông tin quan trọng qua email.

6. Nhẹ nhàng nhắc nhở người nhận mail

Tùy vào trách nhiệm và bổn phận mà mật độ xử lý email của một người sẽ rất khác nhau. Do đó, thông thường các bạn nên để cho người nhận một khoảng thời gian ít nhất là 24 giờ để xử lý thông tin. Trong trường hợp lâu quá không thấy trả lời, bạn có thể email lại và hỏi họ có nhận được email của bạn hay không. Đây là một cách nhắc nhở rất nhẹ nhàng.

Tuy nhiên, trong trường hợp cần trao đổi gấp một thông tin và không thể chờ đợi lâu thì bạn nên liên hệ trực tiếp với người nhận (qua điện thoại, nói trực tiếp) để công việc được giải quyết nhanh nhất có thể.

7. “Reply all” nếu có

Khi một email có nhiều người cùng nhận, bạn cần phải reply all để tất cả mọi người cùng nắm thông tin. Tránh thói quen chỉ nhấn reply mà thôi.

8. Thông báo mình đã nhận được email

Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột.

Đây là một vài nguyên tắc cơ bản nhất của việc giao tiếp qua email mà tất cả những ai đi làm cần phải nắm. Hy vọng những chia sẻ này giúp ích cho các bạn trong công việc.

Thân mến, Hải Đăng

25 Mẹo Để Viết Một Email Chuyên Nghiệp

Hôm qua mình dịch một bài về email nhưng có vẻ nó chung chung quá Hay mọi người thích ăn liền quá nên thành ra muốn có một công thức nào đó tỉ mỉ đến từng chi tiết. Thực ra thì chả có công thức đó đâu. Nhưng mình sẽ dịch thêm một vài bài nữa về email vậy, bài này cũng khá là chi tiết hơn bài trước

Bạn viết email có chuyên nghiệp không? Nói cách khác, bạn có làm đồng nghiệp khó chịu với cách viết email tồi tệ của mình? Hãy cải thiện kỹ năng của bạn từ những mẹo chuyên nghiệp từ chuyên gia.

Trong thời đại internet, bạn có thể thấy mình ấn “Trả lời”, gõ nhanh vài dòng và bấm “gửi” trong khi chả suy nghĩ nhiều về những gì vừa viết. Nhưng những chuyên gia đồng ý rằng cách viết email đó có tiềm năng phá hủy tiếng tăm cá nhân và nghề nghiệp của bạn. chúng tôi đã liên lạc với những chuyên gia email giàu kinh nghiệm và hỏi ý kiến của họ về cách để viết một email chuyên nghiệp.

2. Giới thiệu ngắn gọn về mình. Đừng cho rằng người nhận email biết bạn là ai, hay nhớ là đã gặp bạn. Nếu bạn không chắc chắn người nhận có nhận ra tên hay địa chỉ email của bạn hay không, hãy thêm một gợi ý đơn giản về việc bạn là ai trong mối quan hệ với người đang được liên lạc; một tiểu sử trang trọng và dài dòng là không cần thiết. — Peggy Duncan, chuyên gia năng suất cá nhân và tác giả của Email Overload with Better Habits, Etiquette, and Outlook 2007

3. Đừng “email giận dữ”. Email những tin xấu, tấn công khách hàng hay người bán, biểu lộ tức giận, khiển trách ai đó, giảm giá trị của họ trong email (cụ thể là nếu bạn đang nói điều gì đó không hay về sếp mình) đều hoàn toàn không nên. Bởi vì email có thể có vẻ không trang trọng, nhiều người thường sa bẫy. Luôn luôn nhớ rằng giao tiếp qua email tồn tại mãi mãi. — Lindsey Pollak, chuyên gia về nghề nghiệp và chỗ làm, cố vấn email chuyên nghiệp, tác giả của Getting From College to Career

4. Dùng ít dấu chấm than. Số lượng tối đa của dấu chấm than trong email thương mại? Một. Nếu dùng nhiều hơn, bạn có rủi ro bị xem là trẻ con hay thiếu chuyên nghiệp. — Pollak

5. Cẩn thận với thông tin mật. Hạn chế bàn luận thông tin bí mật qua email, ví dụ như là thông tin thuế của ai đó hay thông tin nhạy cảm của hợp đồng kinh doanh. Nếu email lọt vào tay người khác, bạn có thể đối mặt với hậu quả nghiêm trọng – có thể là dính tới luật pháp. — Peter Post, giám đốc Burlington, Tổ chức Emily Post tại Vermont, nơi cung cấp những lời khuyên chuyên nghiệp và câu trả lời về phong tục như nghi lễ cưới hỏi, cách làm cha mẹ hay cách ăn uống.

6. Hồi đáp vào thời điểm hợp lý. Trừ khi bạn đang làm một việc khẩn cấp, không cần thiết phải trả lời ngay khi email đến. Tùy thuộc vào bản chất của email và người người gửi mà bạn có thể phản hồi trong vòng 24 đến 48 giờ. — Duncan

7. Hạn chế gửi một dòng. “Cám ơn”, và “oh, OK” không hề làm tiến triển cuộc trò chuyện. Thoải mái đặt câu “Không cần trả lời” vào đầu email khi bạn không cần trả lời. — Duncan

10. Viết tiêu đề rõ ràng. Với hòm thư bị bịt kín bời hàng trăm email một ngày, điều quan trọng là tiêu đề của bạn phải nói ra luận điểm. Nó phải đơn giản và mô tả một cách hợp lý điều bạn đang viết về. Email với tiêu đề dễ thương, mơ hồ hay không rõ ràng sẽ bị bỏ rác. Dò kĩ dòng tiêu đề cẩn thận như bạn sẽ dò nội dung vậy. — Post

11. Đừng để bị nhầm với Thư rác. Tránh viết tiêu đề toàn in hoa, hay toàn viết thường, hay có dẫn link và dấu chấm than – điều sẽ khiến email của bạn giống Thư rác. — Judith Kallos

13. Cung cấp cảnh báo khi gửi file đính kèm lớn. Gửi một file đính kèm lớn mà không thông báo có thể lấp đầy hòm thư của người nhận khiến cho những email quan trọng không tới được. Nếu bạn gửi file lớn hơn 500KB, người gửi nên hỏi, “Có phiền không nếu tôi gửi cho bạn một file đính kèm? Khi nào thì tốt nhất cho bạn?” — Kallos

15. Gửi hay sao chép cho những người chỉ cần biết cơ bản. Trước khi ấn Trả lời tất cả hay đưa tên vào Cc hay Bcc, hãy hỏi mình liệu tất cả người nhận có cần biết thông tin trong tin nhắn của mình đến đúng người. — Duncan 

16. Để ý khi ấn “Trả lời tất cả”. Đừng ấn “Trả lời tất cả” trừ khi mọi thành viên trong chuỗi email cần biết. Bạn muốn đảm bảo rằng mình không gửi cho tất cả mọi người trong danh sách câu trả lời của bạn – dù họ cần biết hay không — Duncan

18. Đánh giá tầm quan trọng của email. Đừng sử dụng nhiều chọn lựa ưu tiên cao. Nếu bạn dùng chức năng này quá nhiều, một vài người sẽ tiếp nhận một cách nghiêm trọng. Giải pháp tốt hơn là sử dụng tiêu đề có tính miêu tả để giải thích chính xác nội dung email. — Duncan

19. Duy trì riêng tư. Nếu bạn đang gửi email cho một nhóm người và cần bảo vệ sự riêng tư của danh sách, bạn nên luôn luôn dùng “Bcc”. Thêm vào đó, tránh đưa địa chỉ email cho bên thứ ba (như Evite, hay một tòa báo, vv). Đảm bảo địa chỉ bạn sẵn lòng đưa cho bên thứ ba sẽ không lọt ra ngoài, đặc biết khi dịch vụ họ cung cấp là miễn phí. — Duncan

20. Giữ email ngắn và tập trung vào luận điểm. Email dài đã là quá khứ. Viết thật súc tích, với nhiều khoảng trắng, để không làm choáng ngợp người nhận. Đảm bào khi bạn nhìn vào email bạn gửi, nó không giống như một gánh nặng để đọc – cứ thoải mái gạch ý. Người đọc email không nên phải đào sâu vào các đoạn văn để tìm ra thứ bạn đang yêu cầu. Bạn nên chỉ rõ mục đích của email trong vòng hai câu đầu tiên. Hãy rõ ràng, và đưa nó lên đầu. — Lindsey Pollak

21. Biết người đọc của bạn. Lời chào và lời kết của email nên đồng nhất mức độ tôn trọng và hình thức với người bạn đang giao tiếp. Hãy viết cho người sẽ đọc nó – nếu họ có xu hướng rất lịch sự và trang trọng, hãy viết như thế. Tương tự cho người nhận có xu hướng thân thiện và thoải mái. — Lindsey Pollak

22. Luôn luôn có chữ kí. Bạn không bao giờ muốn ai đó phải tìm kiếm cách liên lạc với bạn. Nếu bạn là người am hiểu truyền thông xã hội, hãy đưa toàn bộ thông tin mạng xã hội cảu bạn vào chữ kí. Chữ kí trong email là một cách tuyệt vời để khiến người khác biết thêm về bạn, đặc biệt khi địa chỉ email không có tên đầy đủ của bạn hay công ty. —Pollak

23. Chỉ dùng tự động trả lời khi cần thiết. Một phản hồi tự động như “Cám ơn về email của bạn. Tôi sẽ trả lời nhanh nhất có thể” là vô dụng. Tuy nhiên, một thứ mà những email này lại làm rất tốt là báo động cho người gửi thư rác email của bạn là thật và họ có thể thêm bạn vào danh sách. — Peggy Duncan

24. Huấn luyện nhân viên của bạn. Chủ doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên của mình được đào tạo việc giao tiếp qua email – đừng cho rằng họ biết họ đang làm gì, và như thế nào là chuyên nghiệp. Lập ra tiêu chuẩn email để mọi người trong công ty tuân theo. — Pollak

25. Email phản ánh con người bạn. Mỗi email bạn gửi tăng thêm hay giảm bớt danh tiếng của bạn. Nếu email của bạn rải rác, vô tổ chức, và đầy lỗi, người nhận sẽ nghĩ bạn là người lộn xộn, thiếu cẩn thận và vô tổ chức. Ý kiến của những người khác thực sự ảnh hưởng, và trong thế giới kinh doanh, danh tiếng rất quan trọng với thành công của bạn. — Peter Post

Translated from Lindsay Silberman’s Article “25 Tips for Perfecting Your E-mail Etiquette“.

Chia sẻ bài này:

Tweet

Like this:

Like

Loading…

Related

Cách Viết Email Tiếng Anh Cơ Bản

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:

1, Bắt đầu với GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Ex: Dear Mrs.Price

Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2, Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Ex: How are you? How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp, chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

+ Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Ex: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

+ Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Ex: Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Ex: Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

Ex: I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

3, Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

Cấu trúc: I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

Ex:

– I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.) – I am writing to check if everything is ready for the launch of the product.(Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.) – I am writing to reference to(Tôi viết thư để tham khảo….) – I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

– I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như: I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý: các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.(Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.(Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)

As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)

As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )

Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)

I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)

I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)

Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)

I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

5, Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)

I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

– Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)

– Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

6, Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

Trường hợp trang trọng:

Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email

ASAP = as soon as possible

CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)

ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)

PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)

PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)

PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)

RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Bạn đang đọc nội dung bài viết ?Cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp trên website Hanoisoundstuff.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!